Geschaeftsreise Checkliste

Geschäftsreise planen: Die große Checkliste

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Steht ein Business Trip bei Ihnen an? Unsere Checkliste zum Thema Geschäftsreise planen gibt einen gute Überblick, an welche Dinge es zu denken gilt, damit Sie kein blaues Wunder erleben. Von Handgepäck-Tipps über die richtige Kfz-Versicherung für Ihr Mietauto bis zur Organisation Ihres Workflows auf Reisen: Wir haben an alles gedacht. 

Geschäftsreise planen: #1 – Vorbereitung ist alles

Sollte eine Geschäftsreise im Ausland anstehen, sollten Sie unbedingt auf einige Dinge vorab achten. Die Vorbereitung ist nämlich alles. Machen Sie sich mit dem Zielland vertraut. Vielleicht handelt es sich um einen gänzlich anderen Kulturkreis. Dann gilt es das eine oder andere Fettnäpfchen zu kennen, um es galant zu umgehen.

Stellen Sie sich vorab Fragen, wie: 

  • Kennen Sie die politische Lage des Landes?
  • Was sind die Gepflogenheiten bei einem Business-Treffen vor Ort?
  • Haben Sie alle relevanten Dokumente bei sich (Versicherungsdokumente für Haftpflicht, Kfz-Versicherung oder Rechtsschutz, Impfausweis, Personalausweis, Reisepass, etc.)?
  • Benötigen Sie gar ein Visum? Oder ganz bestimmte Impfungen?
  • Und wie sieht es mit der Zeitverschiebung aus?
  • Gibt es eine Fremdwährung? Und welche Kreditkarten werden vor Ort akzeptiert?
  • Beherrschen Sie die Sprache vor Ort oder benötigen Sie eine:n Dolmetscher:in, um Ihren Beruf auszuüben?
  • Wie kommen Sie von Flughafen zum Hotel? Ist ein Shuttle-Service notwendig? Sind Sie selbst Autofahrer oder Autofahrerin?

Eine Checkliste für die Geschäftsreise im Ausland finden Sie hier.

Geschäftsreise planen: #2 – Kfz-Versicherung & Co. – alles beisammen?

Sollten Sie einen Beruf im einem Angestelltenverhältnis ausüben, dann hat ihr Arbeitgeber eine umfassende Fürsorgepflicht – beispielsweise im Bereich des Versicherungsschutzes bei Krankheit oder Unfällen. Wer jedoch selbstständig ist und sein eigenes Unternehmen führt, der sollte vor dem Antritt einer Geschäftsreise sicherstellen, dass ausreichend Versicherungsschutz besteht – insbesondere bei einer Auslandsreise. Denken Sie also zunächst einmal an Ihre Haftpflicht und Ihren Rechtsschutz. Insbesondere, wenn Sie Autofahrer sind und dienstlich unterwegs sind, sollten Sie zudem den Umfang Ihrer Kfz-Versicherung für berufliche Trips prüfen. Gegebenenfalls müssen Sie Ihre Versicherung wechseln, nachrüsten und eine Kfz-Versicherung abschließen bei Friday oder anderen Anbietern. Gleiches gilt im Übrigen auch, wenn Sie mit einem Mietwagen unterwegs sind. Dann sollten Sie ein besonderes Augenmerk auf die Regelungen im Bereich Selbstbeteiligung und Schadenersatz legen, denn hier gibt es oftmals kleinere Stolperfallen, die Ihnen später teuer zu stehen kommen. Auch wenn es penibel klingen mag. Es ist durchaus sinnvoll, alle Versicherungen, die möglicherweise greifen, vor der Dienstreise zu checken. So reisen Sie letztlich noch entspannter. 

Geschäftsreise planen: #3 – Bestimmen Sie eine Vertretung

Sollten Sie länger unterwegs sein, ist es durchaus sinnvoll nach einer geeigneten Vertretung innerhalb des Teams zu schauen, damit der Betriebsalltag weiter geht. Denken Sie daran, dass diese Vertretug eventuell Vollmachten benötigt, wenn vor Ort Behördengänge zu erledigen sind. Informieren Sie zudem Ihre Mitarbeiter:innen, wie man Sie in Notfällen erreichen kann.

Sollten Sie längere Zeit abwesend sein, planen Sie am besten auch festgelegte Zeiten für einen Videocall mit Ihrer Vertretung oder ihrem gesamten Team ein. Ein morgendlicher Check-In ist beispielsweise eine gute Möglichkeit, um immer up to date zu sein. 

Sinnvoll ist auch, während eines längeren Business Trips eine automatische Email-Antwort einzurichten. Falls Sie so viele Termine vor Ort haben, dass Sie nicht ständig und sofort Emails beantworten können.

Geschäftsreise planen

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Geschäftsreise planen: #4 – Das Handgepäck

Das Handgepäck spielt bei der Geschäftsreise Checkliste eine große Rolle. Gerade Business-Reisende sollten das Handgepäck clever packen. Sei es für einen Langstreckenflug oder sei es, um bei einem Verlust des Gepäcks für alle Situationen gewappnet zu sein. Also denken Sie etwa an Notfallkleidung, wie an Unterwäsche, T-Shirts, Socken, Hose. Wichtig sind natürlich auch Ladegeräte, insbesondere fürs Handy und andere kleinere Technik Tools, die unverzichtbar sind.

Tipp: Die kleineren Notwendigkeiten, die Sie in Ihrem Handgepäck mitführen wollen, beispielsweise das Ladegerät, die Ohropax oder die Schlafbrille für den langen Flug, können Sie in Baumwollsäckchen oder kleinen Dosen organisieren. So fliegt nicht alles in der Reisetasche herum. Und Sie haben immer alles Wichtige griffbereit. Praktische kleine Säckchen und Täschchen für jeden Zweck gibt’s beispielsweise online bei Shingyo.

Das gehört ins Handgepäck:

  • Notfallkleidung, falls der Koffer verloren geht (frische Unterwäsche zum Wechseln, ein sauberes Shirt, eine Hose und eine Strickjacke oder ein Pullover)
  • Laptop, iPad, Smartphone und weitere (Unterhaltungs-) Eleketronik
  • die passenden Akkus und Ladekabel
  • ein gutes Buch oder ein Magazin
  • Falls nötig: Die individuellen Medikamente (auch eine kleine Reiseapotheke ist keine schlechte Idee)
  • Waschzeug (Zahnbürste, Kosmetik und Seife, achten Sie darauf, dass die Flaschen nicht mehr als 100 ml umfassen)
  • alle persönlichen Dokumente (dazu zählen Reisedokumente, Geschäftspapiere, Impfpass, Reiseinformatione, Buchungsbestätigungen, (internationaler) Führerschein)

Geschäftsreise planen: #5 – Finden Sie ein wenig Entspannung

Der Beruf ist meist schon anstrengend genug. Bedenken Sie also: Sie müssen an Bord etwas entspannen, damit sie ausgeruht und fit an ihrem Reiseort ankommen. Den meist steht bereits nach der Ankunft das erste Meeting an.Daher sollten in ihr Handgepäck entsprechende Utensilien wie Ohrenstöpsel und Kopfhörer, eine dunkle Sonnenbrille oder eine Schlafmaske. Versuchen Sie auch nicht zwanghaft im Flieger zu arbeiten. Wenn das Gehirn einmal Ruhe braucht, gehen Sie dem Wunsch nach. Wir empfehlen beispielsweise Podcasts oder Hörbücher zum Entspannen an Bord. Das hilft beispielsweise auch, beim Einschlafen. Lehnen Sie sich zurück, trinken Sie ausreichend Wasser und lassen Sie einfach mal die Zeit verstreichen.

>> Weitere Tipps, wie Sie etwas Entspannung auf der Geschäftsreise finden, verraten wir ihnen in diesem Artikel. 

Geschäftsreise planen: #6 – Die Sicherheitskontrolle

Gerade wenn man es eilig hat, ist die Sicherheitskontrolle lästig. Am Flughafen gilt: Nicht unbedingt hinter der kürzesten Schlange einreihen. Das kann zwar schneller gehen, muss es aber keineswegs. Insbesondere, wenn sich in der kürzeren Reihe Familien mit Kindern oder sichtbar Reiseanfänger mit jeder Menge Handgepäck eingereiht haben. Suchen Sie also immer die Schlange mit den meisten Geschäfsleuten, die nur einen Trolley oder eine Businesstasche bei sich haben.

>> Fünf Tipps, wie Sie schneller durch die Sicherheitskontrolle kommen, finden Sie hier.

 

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Geschäftsreise planen: #7 – Auf der Geschäftsreise arbeiten

Nun sind Sie am Gate und müssen – nun ja – warten, bis der Flug startet. Allerdings haben Business-Traveller naturgemäß wenig Zeit. Je nachdem, welchen Beruf Sie ausüben, können Sie die Wartezeit minimieren, indem Sie diese effektiv nutzen und ein wenig auf ihrer Geschäftsreise smart arbeiten. Hilfreich sind da entsprechende Gadgets, Noise Cancelling Kopfhörer zum Beispiel. Setzen Sie sich zudem Fokuszeiten, in denen Sie konzentriert arbeiten, ohne über Soziale Medien, Mailsoder den Unternehmenschat erreichbar sind.

Aber auch beispielsweise Co-Working Spaces am Flughafen sind eine gute Idee. Sollten Sie keinen Lounge Zugang haben, können sie diesen beispielsweise buchen, um etwas Ruhe und Konzentration zu finden.

Geschäftsreise planen: #8 – Achten Sie auf ihre Gesundheit

Damit Sie fit und aktiv die vielen Geschäftsreisen wuppen, die sie vielleicht sogar wöchentlich antreten, ist es ratsam, dass Sie Acht auf Ihre Gesundheit geben. Wer beispielsweise länger als zwei Stunden am Stück fliegt, sollte sich bereits an Bord zwischendurch bewegen. Weil das Blut in den Beinen an Bord schlechter zirkulieren kann, erhöht sich automatisch das Thromboserisiko. Dagegen helfen spezielle Thrombosestrümpfe oder das Auf- und Abgehen im Gang. Eine klassische Übung während des Fluges: Schuhe aus und Füße abwechselnd auf Zehen oder Ferse stellen. Zudem ist empfehlen wir, dass Sie während des Business Trips besonders gesund essen und genügend Wasser trinken. Nicht nur an Bord, sondern auch am Boden, damit sie maximal leistungsfähig sind.

Geschäftsreise planen #9 – Mit Jetlag smart umgehen

Es ist das altbekannte Problem eines reden Business-Travellers: Der Jetlag. Hier hilft es beispielsweise, wenn Sie bereits einen Tag früher anreisen – sofern das eben machbar ist. So hat der Körper Zeit, sich an die Zeitverschiebung zu gewöhnen. Wer sich nach einem Flug etwas groggy fühlt (insbesondere am nächsten Morgen) sollte gegen den Jetlag mit Bewegung, Wasser oder grünen Tee und Bewegung ankämpfen. Das kurbelt den Stoffwechsel an und ermöglicht es, den Jetlag entgegenzuwirken.

>> Was noch gegen Jetlag hilft? Die Antwort finden Sie hier.

Geschäftsreise planen #10 – Was machen Sie mit der Freizeit?

Sollten Sie länger unterwegs sein, werden Sie sicherlich auch mal etwas Freizeit zwischen den Meetings und Geschäftsessen. Stellen Sie sich vorab die Frage: Was wollen Sie mit der Zeit anfangen? Wenn Sie im Ausland unterwegs sind, bietet es sich an, ein wenig Sightseeing zu betreiben, Kunst, Kultur, Kulinarik und  die Menschen des Landes kennenzulernen. Oder wollen Sie lieber etwas für sich tun? Sind Sie vielleicht leidenschaftlicher Autofahrer? Dann holen Sie sich vor Ort einen Mietwagen und erkunden Sie die Stadt und die Umgebung auf eigene Faust. Möchten Sie die Freizeit wiederum mit Bewegung, Fitness und Wellness verbringen? Dann schauen Sie am besten vorab, dass das Business-Hotel, in dem Sie sich einbuchen ein Gym und ein Spa haben.

Und nach dem Business-Trip? Die Nachbereitung der Geschäftsreise

Nach der Rückkehr von einer Geschäftsreise gilt es, Bilanz zu ziehen. Stellen Sie sich die folgenden Fragen:

  • Wurden alle Ziele erreicht?
  • Was ist bei den Meetings mit Kunden / Geschäftspartnern bei rumgekommen? Was wurde beschlossen?
  • War der Business Trip gut geplant? Und was hätte man besser machen können?
  • Gab es eventuell Versicherungsfälle, muss ihre Haftpflicht oder Ihr Rechtsschutz greifen? Bedarf es hier noch einmal einer Konsolidierung?

Nehmen Sie sich nach der Rückkehr etwas Zeit, um alle Papiere, Präsentationen und Dokumente zu sichten. Vielleicht haben Sie auch eine große Anzahl an Visitenkarten gesammelt. Dann lohnt es sich, diese elektronisch zu erfassen. Auch die Reisekostenabrechnung will erledigt werden. Vollmachten müssten widerrufen sowie Abwesenheitsnotizen rückgängig gemacht werden. All diese Dinge sollten nach der Geschäftsreise bedacht werden.


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