Geschäftsreise im Ausland: Hilfreiche Tipps

Nicht immer geht bei einer Geschäftsreise im Ausland alles glatt. Der Pass wurde vergessen, der Zoll macht Probleme oder Unruhen in dem jeweiligen Reiseland schmeißen die eigentlichen Pläne noch einmal um. Doch all das lässt sich mit einer guten Organisation vorab vermeiden. Wir geben ein paar handfeste Tipps für die Geschäftsreise im Ausland.

Geschäftsreise im Ausland: Tipp #1 – Informiert sein

In unserer globalisierten Welt, gibt es noch immer Länder und Regionen, die ein gewisses Reiserisiko mit sich bringen. Auch die Medien transportieren nicht immer Alles, was in der Welt passiert. Aus diesem Grund bietet es sich an, sich auf den Seiten des Auswärtigen Amtes über aktuelle Reisewarnungen zu informieren. Oder Sie überlassen die Planung spezialisierten Unternehmen wie A3M Global Monitoring, die ein Krisen- und Travel Risk Management-System anbieten.

Business Trip im Ausland: Tipp #2 – Ein paar Wörter der Sprache beherrschen

Keine Sorge: Wir werden Ihnen nun nicht empfehlen, vor jeder Geschäftsreise ins Ausland einen Sprachkurs zu belegen. Das geht heutzutage dankenswerter Weise. Nutzen Sie vor Ihrem Business Trip Sprachlern-Apps, um wenigstens ein paar Wörter und Sätze in der Sprache der jeweiligen Destination zu erlernen. Wenn Sie in der Lage sind, ein Glas Wein in Paris auf Französisch zu bestellen oder sich auf Mandarin in Singapur zu bedanken, erfreuen Sie Ihren Gegenüber und wecken Vertrauen. Und wer weiß: Vielleicht macht Ihnen das Erlernen der neue Sprache so viel Spaß, dass Sie doch noch eine Sprachschule im Anschluss besuchen wollen. Am besten vor Ort: Denn Spanisch lernen in Spanien oder Italienisch lernen in Italien – das ist immer noch am nachhaltigsten.

Geschäftsreise im Ausland: Tipp #3 – Doppelt abgesichert

Kopieren Sie vor der Reise alle wichtigen Dokumente, sprich Pass, Führerschein, Flugticket, Visa und Kontaktdaten. Auf Nummer sicher gehen Sie, wenn Sie die Dokumente zudem scannen und anschließend als PDF per Mail senden. Sollten Sie beklaut werden, haben Sie alle Informationen auf Ihrem Smartphone. Bewahren Sie zudem die Dokumente wie auch die Fotografien an verschiedenen Orten auf – Aktentasche, Brusttasche, Geldgürtel, Brieftasche. Sollte ihr Handy wiederum geklaut werden oder verloren gehen, können sie sich auch im Notfall immer ausweisen. Es gibt auch spezielle diebstahlsichere Dokumententaschen.

Geschäftsreisen ins Ausland: Tipp #4 – Zahlungsmittel checken

Wer geschäftlich ins Ausland reist, auf dessen Checkliste sollten auch entsprechende Zahlungsmittel stehen: Checken Sie vor Reiseantritt, ob beispielsweise die Kreditkarte für das Reiseland freigeschaltet ist. Haben Sie außerdem immer eine weitere Zahlungsoption dabei, sprich beispielsweise Bargeld.

Business Trip ins Ausland: Tipp #5 – Einreise- und Zollbestimmungen kennen

Jedes Land hat eigene Regeln, was Ein- und Ausreise betrifft. Wenn man die Europäische Union verlässt, ist man oft über die länderspezifischen Vorschriften überrascht. Die Zollbestimmungen können dabei die unterschiedlichsten Dinge genauer regeln. Informieren Sie sich vorab beim Auswärtigen Amt. Hiervon gibt es sogar eine App, so dass Sie bequem die Informationen von unterwegs einfordern können.

Geschäftsreise im Ausland: Tipp #6 – Gesundheitlich abgesichert

Bei manchen Reisen in bestimmte Länder sollte man gesundheitliche Aspekte nicht außer Acht lassen. Auch hier gilt, dass man frühzeitig tätig werden sollte und dass man sich nicht erst kurzfristig informiert. Auch, was die aktuellen Corona-Einreisebestimmungen betrifft. Im Zweifelsfall sollte ein Arzt konsultiert werden, wenn sich im Internet keine genauen Informationen finden. Und vergessen Sie das Thema Impfungen nicht.

Geschäftsreise im Ausland: Tipp #7 – Zeitverschiebung

Berücksichtigen Sie auf jeden Fall die Zeitverschiebung und richten Sie sich planungstechnisch auf die anderen Ortszeit ein. Gerade wenn man beispielsweise am eigenen Arbeitsplatz vertreten wird, ist es im Vorfeld wichtig, für beide Seiten verträgliche Kontaktzeiten zu finden. 

Geschäftsreise im Ausland: Tipp #8 – Mobil unterwegs

Eine Internet- oder Telefonverbindung ist heutzutage bedeutend, besonders wenn Sie von unterwegs Hilfe benötigen. Nehmen Sie also am besten einen mobilen W-Lan-Router mit sowie ein Power-Bar zum Aufladen.

Geschäftsreise im Ausland: Tipp #9 – Gepflogenheiten kennen

Fragen Sie sich vor Antritt der Reise, ob es in dem Zielland andere Sitten und Gebräuche gibt. Dann lohnt es sich in jedem Fall, vorab darüber Informationen einzuholen. Denn: Der deutsche Knigge gilt nicht weltweit und gerade im Geschäftsleben dürfen Geschäftspartner erwarten, dass man sich in einem gewissen Rahmen an örtliche Gepflogenheiten anpasst. Wie Sie Pannen mit internationalen Partnern elegant umgehen, verraten wir hier.

Geschäftsreisen ins Ausland: Tipp #10 – Geübt an der Sicherheitskontrolle

Auf Geschäftsreisen im Ausland und im Inland ist man meist in Eile. Gerade die Sicherheitskontrolle zerrt da an den Nerven. Mit ein paar einfachen Tipps kommen Sie schneller durch die Sicherheitskontrolle. Zum Beispiel: Nicht unbedingt die kürzeste Schlange, sondern die mit vielen Geschäftsreisenden mit Handgepäck aussuchen. Schuhe wählen, die sich schnell an- und ausziehen lassen. Und: Vorab das Handgepäck nach Feuerzeugen oder spitzen Gegenständen absuchen.