Büro Minimalismus: Smarte Tipps für konzentriertes Arbeiten

Ein minimalistischer Lebensstil ist voll im Trend. Gerade im Berufsalltag kann ein reduzierter Arbeitsplatz dazu beitragen, dass wir strukturierter und effizienter arbeiten können. Doch wie funktioniert Büro Minimalismus? Und wie kann man auch mit wenigen Handgriffen Großes bewirken? Ob im Büro oder im Home Office: Wir geben smarte Tipps, wie Sie Ihren Arbeitsplatz minimalistisch gestalten. 

Was bedeutet Minimalismus im Büro?

Es war Friedrich Nietzsche, der in seinem Werk Zarathustra schrieb: „Wahrlich, wer wenig besitzt, wird umso weniger besessen: Gelobt sei die kleine Armuth!“. Wenn man so will, beschrieb Nietzsche schon damals die Formel von Minimalismus oder – in unserem Falle – vom Büro Minimalismus. Es geht darum, sich auf die wirklich wesentlichen Dinge zu konzentrieren; also auf jene Gegenstände, die wir bei der Verrichtung unserer täglichen Arbeit tatsächlich benötigen. Denn viele Dinge auf einem Platz lenken ab. Je mehr Briefe, Akten, Accessoires und Krimskrams sich auf unserem Schreibtisch stapeln, desto stärker ist unsere Produktivität eingeschränkt. Liegen Unterlagen, Post-its, Zettelchen, Rechnungen, Stifte, Aufbewahrungsboxen, Locher und Fotografien in einem unübersichtlichen Chaos um uns herum, fühlen wir uns – im wahrsten Sinne des Wortes – erschlagen von dem scheinbaren Berg an Arbeit. Deswegen ist der erste Schritt in Richtung Büro Minimalismus: Schreibtisch aufräumen. 

Papierstapel zu reduzieren

Machen Sie sich eine frische Tasse Kaffee und nehmen sie sich ein wenig Zeit, um Ihren Büro Arbeitsplatz auszumisten! Das ist der erste Schritt, um den Schreibtisch und das Umfeld minimalistisch zu gestalten. Gehen Sie durch den Papierstapel, sortieren sie die Schreiben weg, die sie schon seit Wochen abheften wollten und vernichten sie alle unnötigen Notizen. Auch kleine Post-Its und Grußkarten sollten nun entweder den Weg ins Archiv oder in den Mülleimer finden. Vielleicht ist jetzt auch der perfekte Zeitpunkt, über eine digitale To-do-Liste und einen digitalen Kalendar nachzudenken? Die Ablage lässt sich mittlerweile ebenfalls dank Cloud Diensten und smarten Suchfunktionen einfach digital erledigen. Ziel beim Büro Minimalismus ist es, die Zettelwirtschaft einzudämmen. Sie werden merken: Das ist unglaublich befreiend. Und mehr noch: Es ist gut für unsere Umwelt. Doch Obacht! Auch ein Rechner kann mit der Zeit zugemüllt werden, wenn man nicht von Anfang an einer Struktur folgt. Deswegen sollte auch der Laptop regelmäßig aufgeräumt werden und von Datenmüll befreit werden. 

Gebundene Notizbücher für Liebhaber der handschriftlichen To Do’s

Sie sind eher der haptische Typ und halten ihre Gedanken gerne handschriftlich fest? Das ist absolut okay. Wichtig ist, dass Sie nicht einzelne Schmierzettel oder die Rückseite von alten Briefumschlägen für ihre Ideen und Überlegungen nutzen, sondern bestenfalls ein schönes, gebundenes Notizbuch. Pro Tag nutzen Sie dann eine datierte Seite für Ihre To Do’s und Geistesblitze. So geht nichts verloren und Sie versinken dennoch nicht in Zettelchen. 

Für Akten, Rechnungen und andere wichtige Papiere schaffen Sie sich wiederum am besten ein Rollregal oder einen gute Büroschrank an. Heften Sie alle wichtigen Unterlagen immer sofort ab. Um auch in Zukunft Papier-Ordnung zu wahren, ist es sinnvoll, die Ablage zu einem immer gleichen Zeitpunkt am Tag zu machen. Beispielsweise gleich morgens, wenn der Kopf noch frisch und die Motivation noch hoch ist. Nehmen Sie sich täglich 10 Minuten, um alle Akten abzuheften, die sich im Laufe des Vortages angesammelt haben. So halten Sie Ordnung. 

Minimalistischer Arbeitsplatz

Nicht nur der Zettelwirtschaft auf Ihrem Schreibtisch sollten Sie den Garaus machen. Richtig Ausmisten bedeutet auch, sich von allen Dingen zu entledigen, die Sie nicht für Ihre täglichen Arbeiten benötigen. Machen Sie sich aber vorab einmal genau bewusst: Welche Gegenstände nutzen Sie tatsächlich jeden Tag? Sie werden merken, wie viel Krimskram um sie herum steht, die potentiell Ihre Aufmerksamkeit bündeln können. Alle anderen Dinge wandern am besten in einen Karton, den Sie erst einmal unter dem Schreibtisch oder anderswo verstauen, für den Fall, dass sie doch noch einmal etwas davon benötigen. Den Rest (und das wird nicht wenig sein) können Sie guten Gewissens innerhalb von einem Monat entsorgen.

Für einen minimalistischen Arbeitsplatz und für einen effizienten und leichten Workflow empfehlen wir auch das richtige technische Equipment. Idealerweise setzen Sie auf einen tragbaren Laptop mitsamt schmalen Laptop-Ständer für ergonomisches und gesundes Arbeiten im Stehen. Kabelsalat vermeiden Sie durch WiFi Drucker und Geräte, die induktives Laden ermöglichen. Die sehen ganz nebenbei auch meist noch richtig schick aus. Scans können Sie wiederum ohne Probleme mit dem Smartphone machen. 

Von visuellen Ablenkungen trennen

Gerade Großraumbüros sind oftmals bis oben hin vollgestopft. Halb wegsortierte Lieferungen von Büromaterialien stapeln sich in Kisten in der einen Ecke, in der anderen Ecke staubt die Weihnachtsdeko vom letztem Jahr ein, auf der Fensterbank stehen wiederum Werbegeschenke und am Kühlschrank hängen Broschüren von Lieferdiensten, die es gar nicht mehr gibt. Zugegeben: Wir überzeichnen gerade ein düsteres Büro-Bild. Was wir aber damit sagen wollen ist, dass es im Arbeitsumfeld quasi überall Potential der visuellen Ablenkung gibt. Egal, wohin man blickt. Auch das wirkt sich negativ auf Produktivität und Effizienz ein. 

Entledigen sich also den unnötigen Dingen und setzen Sie stattdessen auf eine aufgeräumte und angenehme Arbeitsatmosphäre. Wenn möglich, wählen sie bei (wenigen!) Deko-Artikel aber auch bei der Wandfarbe auf helle Basisfarben wie Creme, Sand oder sanfte Bronze-Töne. Das wirkt aufs Auge angenehm, ohne abzulenken. Zudem sind Pflanzen im Büro eine wirklich gute Idee, denn sie verbessern nachweislich das Raumklima und bieten viele Gestaltungsmöglichkeiten. So wirken Monstera & Co. als Schreibtisch Pflanzen einerseits stressmindernd (es gibt mittlerweile zahlreiche Studien darüber, dass beim Betrachten von Pflanzen und Blumen der Pulsschlag und der Blutdruck sinkt), sie steigern das Wohlbefinden, sie schlucken Lärm und verbessern die Luftqualität. 

Büro Minimalismus: So funktioniert die minimalisistische Arbeitsweise

Doch nicht nur gestalterisch können Sie Minimalismus am Arbeitsplatz etablieren. Auch Ihre Arbeitsweise ist effizienter, wenn Sie hier einem minimalistischen Ansatz folgen. Heißt im Klartext:

1. Etablieren Sie eine gesunde und ausbalancierte Morgenroutine, bestehend aus einem guten Frühstück und Bewegung an der frischen Luft. Das kann ein Spaziergang oder eine Jogging-Runde sein.
2. Erstellen sie sich einen persönlichen Tagesplan. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre To-do-Liste nicht zu umfangreich gestalten. Setzen Sie sich Fokus-Ziele, also “Must-Do’s”, die auf jeden Fall erledigt werden müssen. Alles andere ist Bonus. 
3. Eat that frog: Beginnen Sie nach Möglichkeit mit der unliebsamsten Aufgabe, dann der zweitunangenehmsten und so weiter. So kommen Sie mit Leichtigkeit durch den Alltag. 
4. Teilen Sie dabei die Aufgaben in Zeitslots und bearbeiten Sie in 25-minütigen Intervallen. Danach gibt es eine kleine 5 Minuten Pause. Machen Sie dabei nichts, außer Tee oder Kaffee trinken und aus dem Fenster schauen. 
5. Betreiben Sie Digital Detox und nehmen Sie das Smartphone nur in großen Pausen zur Hand. Ansonsten ist es mit dem Bildschirm nach unten – und zwar so, dass es nicht in Armreichweite ist. Private Whatsapp und Nachrichten können in der Regel später beantwortet werden. Ist es wichtig, werden Sie ohnehin angerufen. Dann können Sie auch aufstehen und das Telefonat entgegennehmen. 
6. Zwingen Sie sich nach Möglichkeit zu sofortigen Entscheidungen. Ja oder Nein. Mail öffnen und bearbeiten oder löschen, und so weiter. Somit vermeiden sie den Aufschub von To-dos.
7. Und, wie bereits erwähnt, nehmen Sie sich täglich 10 Minuten Zeit, um die Ablage des Tages zu machen, Papiere wegzusortieren etc. Gleiches gilt auch für den Abend. Zwingen Sie sich nach getaner Arbeit, kurz den Schreibtisch aufzuräumen. Dann können Sie am nächsten Morgen wieder mit frischem Kopf an einem schönen Arbeitsplatz durchstarten.  

Büro Minimalismus: Ein kleines Fazit

Zugegeben: Nicht alle unserer Tipps sind sofort umsetzbar, manche Dinge brauchen ihre Zeit. Wir hoffen aber, wir konnten Ihnen mit unseren Tipps einen guten Einblick in das Konzept des minimalistischen Arbeitsplatzes und der minimalistischen Arbeitsweise geben – und Sie fühlen sich inspiriert, um den einen oder anderen Ansatz auch für sich im Alltag umsetzen. Viel Erfolg!