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Spätestens seit Corona und Home Office wissen wir: Nicht alle Calls und Meetings sind immer sinnvoll und vor allem effizient. Oftmals arten die (digitalen) Besprechungen in endlose und fruchtlose Unterhaltungen und Ego-Shows der Vorgesetzten aus. Meetings stehlen Mitarbeitenden viel Zeit in ihrem Berufsalltag und sollten daher so effizient wie möglich gestaltet werden. Ein Glück gibt’s uns. Wir haben 9 smarte Meeting Tipps für bessere Besprechungen.
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Die besten Meeting-Tipps: Was noch zusätzlich hilft
Machen Sie eine klare Themenklassifizierung
Sie haben eine gute Agenda aufgesetzt? Sie wissen genau, welche Besprechungspunkte durchgegangen werden müssen? Super! Zusätzlich können Sie, um das Meeting noch effizienter zu gestalten, die jeweiligen Themen in das „I-E-D-Prinzip“ umwandeln.
I (Information)
E (Entscheidung)
D (Debatte)
So haben Sie für sich auf einen Blick vor sich, welche Themen in welchem Umfang und mit welcher Zielsetzung behandelt werden müssen.
Time Boxing
Um das Meeting noch mehr vorzustrukturieren, ist ein klares „Time Boxing“ relevant. Gemeint ist damit die Zeit, die sie für die einzelnen Agenda-Punkte einplanen. So wissen die Teilnehmenden im Meeting genau, mit welcher Intention die Tagesordnungspunkte besprochen werden. Das alles gibt Orientierung. Und hilft Ihnen wiederum bei der Moderation.
Stehen statt sitzen
Für manche Besprechungen muss man sich nicht einmal hinsetzen. Denn: Wenn man erst einmal sitzt, kann das Meeting künstlich in die Länge ziehen. Es ist ja so „gemütlich“. Daher: Wenn es das Thema erlaubt, einfach mal im Stehen oder gar im Gehen die Dinge durchgehen. Dann kann manches in 15 Minuten durchgesprochen werden und zu Ergebnissen führen. Außerdem denkt es sich besser, wenn man in Bewegung bleibt.
Auf Visualisierung setzen
Einer der besten Meeting Tipps? Auf Visualisierung setzen! Denn oftmals bleiben die Flipcharts und Whiteboards ungenutzt im Besprechungsraum. Dabei hilft die Visualization Methode, die Dinge besser vor Augen zu führen. Man kann quasi live dokumentieren und Vereinbarungen festhalten und die Tagesordnungspunkte systematisch abarbeiten. Also: Öfter mal den Malstift nutzen.
Serientermine ausdünnen
Zu guter Letzt: Schauen Sie sich einmal ihren Terminkalender an und checken Sie genau – welche Termine sind Serientermine. Sind diese wirklich nötig? Oder hilft es vielleicht, sich alle zwei Wochen zu treffen? Bedarf es immer einer Serie oder sind das Zeitfresser in Ihrem Kalender?
Unser Tipp: Berufen Sie die Sitzungen dann ein, wenn sie akut nötig sind. Ihre Kolleg:innen und Mitarbeiter:innen werden es Ihnen danken und Sie werden merken, wie die Produktivität im Büro wieder steigt.
