Produktivität im Büro steigern: Die besten Tipps

Hand aufs Herz: Wie häufig am Tag greifen Sie während der Arbeit zum Smartphone? Wie oft scrollen Sie sich durch Newsfeeds oder lassen sich von lustigen Tier- und Fun-Videos ablenken? Oder von einer Mail, die eigentlich gerade gar nicht beantwortet werden muss? Glücklicherweise hat das noch nie jemand gezählt. Die Zahl wäre wohl erschreckend. Wie soll man also, inmitten dieses Schwalls an möglichen Ablenkungen, seine Produktivität im Büro steigern? Plus: Hier gibt’s ein paar hilfreiche Tipps, wie Sie die Stolperfallen überwinden und Produktivität im Büro steigern. Plus: Unsere Infografik zeigt die größten die 15 wichtigsten Hemmnisse, die Produktivität in Ihrem Team verhindern…

Tipp #1: Mails

Lassen Sie sich nicht an die Emails fesseln. Damit Sie die Nachrichtenflut in ihrem Postfach in den Griff bekommen, ist es ratsam nur ein bis zwei Mal in der Stunde die Mails zu checken (nicht alle fünf Minuten). Plus: Beantworten Sie nur die Mails, die wichtig sind. Alle anderen können auch später beantwortet werden, wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben.

Tipp #2: Pflanzen im Büro

Das ist kein Witz. Marlon Nieuwenhuis von der britischen Cardiff University kam zu dem Ergebnis, dass Pflanzen in der unmittelbaren Umgebung der Mitarbeiter die Leistungskraft deutlich erhöhen können. Für die Studie wurde die Belegschaft zweier großer Bürokomplexe über mehrere Monate hinweg beobachtet und getestet. Die Pflanzen im Office wurden immer wieder umgestellt, hinzugefügt oder gänzlich entfernt. Entweder die Mitarbeiter*innen hatten gar keine Pflanzen oder mindestens zwei vor Augen. Das Ergebnis stellte eindeutig unter Beweis: Mitarbeiter*innen, die inmitten des satten Grüns arbeiteten, waren nicht nur deutlich motivierter waren, sondern auch zufriedener mit ihrer Umgebung. Zudem leisteten sie letztendlich auch mehr. Um rund 15 Prozent soll die Produktivität durch das bloße Aufstellen von Pflanzen gestiegen sein.

Tipp #3: Mitarbeiter*innen versorgen und Incentivierung schaffen

Frischer Kaffee, eine Snackbox mit Obst und Müsliriegeln und gar digitale Essensmarken für die Mittagspause rausgeben: All das sind Dinge, die die Motivation der Mitarbeiter*innen heben. Ein Arbeitgeberzuschuss als digitale Essensmarke sorgt nicht nur für eine gesündere Ernährung der Mitarbeiter*innen, sondern auch für eine tatsächliche Erholung vom Stress des Vormittags. Und das Beste: Arbeitgeber*innen können das Mittagessen ihrer Mitarbeiter*innen mit bis zu 6,57 Euro bezuschussen – und brauchen dafür nicht einmal Papierkram. Die givve Lunch App digitalisiert beispielsweise diesen Prozess. Das ist angenehm für alle Beteiligten. Und hebt die Stimmung als auch die Produktivität im Büro.

Tipp #4: Selektiver Perfektionismus

Betreiben Sie selektiven Perfektionismus. Sicherlich ist es in vielen Bereichen eine wertvolle Eigenschaft, ein Perfektionist zu sein. Doch dies kann sich negativ auswirken, wenn Mitarbeiter in (allen) Bereichen perfektionistisch sind, insbesondere in solchen, in denen es gar nicht nötig ist. Das hindert sie daran, Produktivität im Büro steigern zu können. Soll heißen: Überlegen Sie sich vorab, ob es sich vom Aufwand lohnt, den langen Bericht, den Sie jede Woche einreichen müssen, und den sowieso niemand liest, aufwendig und perfekt zu gestalten. Manchmal kann man auch durch Verzicht die Produktivität steigern. Halten Sie es daher zumindest in manchen Situationen ökonomisch.

Tipp #5: Zeitmanagement

Achten Sie nicht auf die Stunden von Arbeit, sondern auf die Menge von erledigten Dingen. Es geht nämlich nicht darum, wie hoch die Zahl der Stunden ist, die Sie investieren, damit Sie Ihre Produktivität im Büro steigern. Viel wichtiger ist die Frage danach, was Sie erreichen – egal in welcher Zeit. Arbeitgeber, die also zu sehr auf die Arbeitszeiten achten sind nicht nur anachronistisch, sondern sorgen auch meist dafür, dass die Mitarbeiter nicht so produktiv und leidenschaftlich bei der Arbeit sind, wie sie könnten. Ist die Arbeitszeit offener gestaltet, können Mitarbeiter freier denken und schaffen in der Regel sogar mehr in weniger Zeit.

Tipp #6: To-Do Liste

Die gute alte To-Do-Liste ist vielleicht eines der ältesten, aber auch wirksamsten Mittel, um die Produktivität zu steigern. Denn: Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig. Wer sich das zu Erledigende aber in einer Prioritäten-Liste auflistet, kann diese nach und nach abarbeiten und behält dabei auch den Überblick. Mehr noch: Die positive Energie, die Sie aus Ihrem ersten Erfolg gezogen haben, überträgt sich auf die nächste Arbeit. Anschließend solle man sich wieder einer leichteren Aufgabe zuwenden, um sich zu erholen und das Gefühl zu gewinnen: Es geht vorwärts.

Tip #7: Der Projektplan

Wenn Sie nicht alleine, sondern eben im Team arbeiten, ist ein guter Projektplan – bestenfalls mit einer smarten Projektmanagement Software erstellt – einfach unerlässlich. So können Sie Aufgaben smarter verteilen, verschiedene Meilensteine vorab definieren und wiederum sicherstellen, dass die Arbeit an dem jeweiligen Projekt auf dem richtigen Weg ist. Auch mögliche Schwierigkeiten innerhalb eines Prozesses, denn die treten immer wieder auf, lassen sich so besser umschiffen. Wie ein guter Projektplan aussehen kann und die Produktivität im Team steigern kann, erfahren Sie in diesem Artikel.