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Die falsche Projektplanung lässt Projekte schon vor Beginn scheitern. Fehler bei der Kommunikation, unterschiedliche Erwartungen und ein reduziertes Budget werden zum Problem. Mit zehn essenziellen Elementen ist es möglich, den Ablauf des Projekts zu optimieren und so einen reibungslosen Verlauf zu garantieren.
1. Ansprüche der Stakeholder und geschäftliche Ziele
Eine klare Definition der Unternehmensziele und die Erwartungen der Stakeholder müssen im Projektplan festgelegt werden. Es ist wichtig zu wissen, welche Anforderungen das Projekt erfüllen soll. DevOps Services helfen dabei, mit automatisierten Prozessen für mehr Effizienz zu sorgen.
2. Projektziele auf einer Liste festhalten
Am Anfang des Projektplans steht eine Analyse aller Ansprüche und anschließend die Festlegung der Voraussetzungen, um die Bedingungen zu erfüllen. Zu liefernde Ergebnisse können schon einmal analysiert und auf ihre Fähigkeiten optimiert werden.
3. Klare Abklärung des Projektumfangs
Um im Projektplan Kostenfallen zu vermeiden ist es wichtig, dass der Projektumfang mit allen Beteiligten geklärt wird. Hierfür werden alle Einzelheiten zusammengenommen und dann zusammen berechnet. Am Ende entsteht ein Gesamtergebnis, das die Kosten planen lässt.
4. Benötigte Dienstleistungen und geplanter Fertigstellungstermin
Damit am Ende ein zufriedenstellendes Projekt umgesetzt wurde, braucht es eine Übersicht aller benötigten Hilfsmittel. Die Produktion ist nur möglich, wenn wie bei einem Kuchenrezept alle Details niedergeschrieben werden. So kann schon am Anfang die Beschaffung im Fokus stehen.
5. Verwaltung des Projekts im Detail
Um ein Gesamtergebnis zu erzielen, müssen einzelne Aufgaben erledigt werden. Es ist sinnvoll eine Übersicht zu erstellen, die Fertigstellungsfristen für einzelne Bereiche enthält. Manchmal sind Unterprojekte von anderen Aufgaben abhängig, die gilt es gesondert herauszustellen.
6. Bewertung des entstehenden Risikos
Jedes Projekt kann Risiken bergen. Dabei gilt es im individuellen Fall im Projektplan die eigene Risikotoleranz herauszustellen. Hierfür werden mögliche Gefahren analysiert und potenziellen Chancen gegenübergestellt. Ein Aktionsplan hilft dabei, im Falle eines Falles reagieren zu können.
7. Rollen und Verantwortung abgeben und verteilen
Ein Projekt funktioniert meist nur durch das Zusammenspiel mehrerer Personen. Das gesamte Team ist dann für den Erfolg verantwortlich. Es ist sinnvoll genaue Rollenverteilungen zu definieren, da einer vom anderen abhängig ist. Wenn jeder weiß, was er zu tun hat, kann das gesamte Projekt effizienter abgewickelt werden.
8. Jedem Mitarbeiter die passenden Ressourcen zuteilen
Budget, Material, Zeit – all das sind individuelle Ressourcen, die verteilt werden müssen. Damit das Projekt ein Erfolg wird ist es wichtig, den Bedarf an Ressourcen zu analysieren und dann zu verteilen.
9. Qualitätssicherung im Vorfeld planen
Es braucht Verfahren um zu analysieren, dass die Anforderungen an das Projekt auch wirklich der gewünschten Qualität entsprechen. Diese sind schon im Vorfeld zu finden, damit eine optimale Qualitätssicherung gewährleistet ist.
10. Kommunikationsvereinbarungen im Team
Erfolgreiche Projekte funktionieren nur, wenn das Team miteinander kommuniziert. Schon am Anfang sollte im Projektplan festgelegt werden, wie häufig die Verantwortlichen miteinander und mit der Führungsebene kommunizieren. Auch die Erwartungen dürfen dabei klar festgelegt werden.
11. Zustimmungsberechtigte festlegen
Für manche Entscheidungen braucht es die Zustimmung einer höheren Instanz. Es ist daher von Anfang an festzulegen, wer Zustimmungen geben darf und wer nicht. Auch ist es hilfreich festzuhalten, welche Entscheidungen am Projekt die Teams selbstständig treffen dürfen. So entstehen keine Fehlplanungen und Fragen.
3 „Werkzeuge“, die dein Arbeitsleben für immer verändern werden
Zusätzlich zu einem perfekten Projektplan, gibt es noch weitere verschiedene Werkzeuge, mit denen wir unsere Arbeit nicht nur effizienter, sondern auch wesentlich angenehmer gestalten können. In unserer schnellen und fordernden Gesellschaft ist Stress für viele Menschen ein großes Problem, daher sollten wir stets versuchen, Stress bei der Arbeit so weit wie möglich zu bekämpfen. Anderenfalls leidet nicht nur unsere Arbeitsleistung darunter, sondern auch unsere Lebensqualität.
Dies sind Dinge, mit denen die meisten Menschen heutzutage umgehen müssen. Um Ihnen dabei zu helfen, Ihr Arbeitsleben zu verbessern, stellen wir drei weitere Werkzeuge vor, die Ihr Leben bei der Arbeit für immer verändern werden. Sie müssen natürlich nicht alle davon anwenden, suchen Sie sich einfach die Dinge heraus, die am meisten Sinn für Ihre Arbeit machen.
1. Meditation
In den letzten Jahren hat Meditation einen regelrechten Boom erlebt. Auch wenn viele Menschen mit Meditation etwas Spirituelles oder sogar Religiöses verbinden, ist es in Wahrheit ganz einfach eine Technik, Stress abzubauen und unsere Konzentration zu verbessern. Auch die Ausführung ist viel einfacher, als sich viele Menschen das vorstellen. Im Prinzip sucht man sich einfach einen ruhigen Ort und konzentriert sich darauf, seinen Körper im Moment wahrzunehmen. Es gibt unzählige Anleitungen zum Meditieren, hier ist eine davon.
2. Bessere Ernährung
Genau wie Meditation kann auch eine bessere Ernährung unglaubliche Effekte für unsere Arbeit und unser Leben im Allgemeinen erzielen. Wer sich gesund ernährt, ist lange nicht so anfällig für Stress wie andere Menschen. Empfohlen sind viele frische Nahrungsmittel wie Obst und Gemüse, magere Proteinquellen wie Fisch oder Hühnchen sowie gute Fette wie Nüsse oder Avocados.
3. Sport
Abschließen kommen wir zum Sport. Die meisten von uns wissen bereits, dass regelmäßiger Sport unser Leben enorm verbessern kann. Doch die meisten von uns haben Probleme, dies in unsere vollen Zeitpläne zu integrieren. Im Prinzip ist dies jedoch gar nicht so schwer. Bereits 30 Minuten Sport pro Tag kann erstaunliche Auswirkungen haben. Und mal ganz ehrlich, jeder von uns ist in der Lage, eine halbe Stunde Zeit pro Tag zu finden, um unser Leben und unsere Arbeitsproduktivität zu verbessern.
