Geschäftsreise abrechnen und von den Steuern absetzen: Alle Infos

Firmenchef:innen, Entrepreneurs und Unternehmer:innen, die beruflich viel unterwegs sind, können ihre Geschäftsreise von den Steuern absetzen. Doch wie rechnet man die Geschäftsreise korrekt ab? Und was müssen Sie steuerlich beachten, damit es keinen Ärger mit dem Finanzamt gibt, erklären wir…

Geschäftsreise abrechnen: Was muss man als Arbeitnehmer beachten?

SollteDer Business-Trip war ein voller Erfolg und nun steht die Reisekostenabrechnung an. Wirklich Lust hat darauf niemand. Sollten Sie sich aber in einem Angestellten-Verhältnis befinden, ist es in jedem Fall ratsam, die Reisekosten abzurechnen. Unter Reisekosten versteht man als Kosten, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise entstehen. Darunter fallen also beispielsweise die Fahrtkosten mit Auto, Bahn oder Flugzeug, die Übernachtung oder auch der Mehraufwand für Verpflegung. Wenn Sie Ihre Reisekosten beim Arbeitgeber einreichen, werden Ihre Auslagen in der Regel ausgezahlt. Und ganz so zeitaufwändig ist die Reisekostenabrechnung heutzutage glücklicherweise nicht mehr. Ein einfaches Rechnungsprogramm ermöglicht es Angestellten, ganz einfach ihre Auslagen einzugeben und so zurückerstattet zu bekommen. Aufgepasst: Als Arbeitnehmer können sie die Geschäftsreise allerdings nicht steuerlich geltend machen. Wenn Sie die Reisekosten von Ihrem Arbeitgeber zurückbekommen, dann ist dieser wiederum berechtigt, die entsprechenden Zahlungen als Betriebsausgaben zu deklarieren und diese von den Steuern abzusetzen.

Selbstständig oder Unternehmer: Was gilt steuerrechtlich als Geschäftsreise?

Wenn Sie selbstständig oder als Unternehmer:in tätig sind, dann können Sie Ihre Geschäftsreise von der Steuer absetzen. Allerdings: Den Mallorca-Urlaub beim Finanzamt einreichen? Das wäre zu schön, um wahr zu sein. Natürlich kann nicht jede Reise von den Steuern abgesetzt werden. Eine Dienstreise liegt dann vor, wenn der Reisende aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte und außerhalb seiner Wohnung tätig ist – sei es, um einen Kunden zu treffen, sei es eine Fahrt zu einem Kongress der zu einem großen Meeting. Sollten Sie wiederum im handwerklichen Bereich selbstständig sein, können Sie Fahrten zur Montage über mehrere Tage oder einer Messe steuerlich geltend machen. Hierfür lohnt es sich, ein ordentliches Rechnungsprogramm Handwerker zu Rate zu ziehen, da gerade solche Fälle speziell sind.

Generell gilt aber: Entscheidend für den steuerlichen Abzug der durch eine solche Fahrt verursachten Kosten ist, dass sie betrieblich veranlasst worden sind. Zudem sprechen Finanzbeamte von einer Dienstreise, wenn sie nicht länger als drei Monate dauert.

Was wiederum nicht steuerrechtlich geltend gemacht werden kann sind private Fahrten zu Verwandte oder in die Ferien. Auch die tägliche Fahrt von der Wohnung zur Firma gilt nicht als Dienstreise (kann aber in einigen Fällen von der Steuer abgesetzt werden, machen Sie sich darüber schlau).

Geschäftsreise von den Steuern absetzen: Was gilt als Betriebsausgaben?

Aufwendungen während einer Geschäftsreise sind Betriebsausgaben – sprich: Fahrt-, Übernachtungs-, Verpflegungs- und sonstige Reisekosten. Wichtig vorab: In allen Fällen brauchen Sie schriftliche Belege, die Sie entweder Ihrem Arbeitgeber oder in Ihrer Steuererklärung einreichen.

Fahrtkosten: Die Fahrtkosten können steuerlich in ihrer tatsächlichen Höhe berücksichtigt werden. Allerdings nur dann, wenn ein Beleg vorhanden ist. Wird die Fahrstrecke wiederum mit dem privaten Auto zurückgelegt, werden pro gefahrenem Kilometer 0,30 Euro angesetzt.

Übernachtungskosten: Übernachtungskosten können per Beleg in der tatsächlichen Höhe als Betriebsausgaben berücksichtigt werden. Seinen Mitarbeitern kann der Unternehmer die Kosten ersetzen – steuerfrei für die Angestellten. Allerdings muss der Mitarbeiter seine Übernachtungskosten per Rechnung belegen; hat er bei Freunden übernachtet, darf er pauschal 20 Euro ansetzen.

Verpflegungskosten: Als Betriebsausgaben anzuerkennen sind je nach Dauer der betrieblichen Abwesenheit 12 Euro (bei mehr als acht Stunden Abwesenheit) oder 24 Euro (bei 24 Stunden Abwesenheit) pro Tag. Gab es im Hotel aber Frühstück, muss das bei einer Übernachtung gesondert auf der Rechnung ausgewiesen sein. Und die Verpflegungspauschale wird um 4,80 Euro gekürzt. Bei Mittag- oder Abendessen ist die Pauschale sogar um jeweils weitere 9,60 Euro zu reduzieren.

Reisenebenkosten: Damit sind beispielsweise Kosten für Telefonate, Parkuhren, Gepäckkosten (Versicherung oder Aufbewahrung), Fährkosten und alle weitere Ausgaben, die den oben genannten Punkten nicht zugeordnet werden können.

Geschäftsreise von den Steuern absetzen: Hier gilt es drauf zu achten!

Steht eine Dienstreise in eine touristisch besonders reizvolle Region? Dann schaut sich der Fiskus die Belege meist ganz genau an. Wer beispielsweise seinen Ehepartner mit auf einen Business-Tripp nimmt, könnte den Anschein erwecken, es handelt sich eigentlich um einen Privat-Ausflug. Daher die Kosten in jedem Fall auf getrennten Rechnungen laufen und für den Ehepartner vom privaten Konto bezahlen. Es sei denn, der Ehepartner ist gleichzeitig auch Geschäftspartner.

Zudem sollte es bei einem Geschäftsbesuch nachweisbar sein, dass das Unternehmen an dem jeweiligen Ort der Dienstreise – etwa New York – geschäftliche Beziehungen und Kontakte unterhält. Gut sind auch Besprechungskontrolle oder Schriftverkehr als Nachweise des Meetings, sollte es während des Besuchs zu keinem konkreten Geschäftsabschluss gekommen sein.

Wer im Ausland Partner wiederum zum Essen einlädt, braucht eine Restaurant-Rechnung nach deutschem Muster als Beleg. Sollte dies mangels Computerkasse nicht möglich sein und gibt es nur einen handschriftlichen Beleg, gehören Angaben wie Tag, Anlass der Bewirtung, Teilnehmer sowie Posten, die der Unternehmer spendiert hat, auf ein Extrablatt.

Besonderheit: Fahrten zwischen zwei Tätigkeitsstätten

Werden Mitarbeiter:innen an unterschiedlichen Orten eingesetzt und pendeln sie zwischen diesen, ist es unbedingt sinnvoll, die erste Tätigkeitsstätte im Arbeitsvertrag zu bestimmen. Deren Bestimmung hat in vielen Fällen erhebliche finanzielle Auswirkungen.

Wenn eine Firma die erste Tätigkeitsstelle nicht bestimmt hat, dann gilt als erste ­Tätigkeitsstätte jener Betriebsteil, in dem der Angestellte normalerweise täglich arbeitet oder in dem er je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens zu einem Drittel seiner Arbeitszeit tätig ist.