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Ob auf der firmeneigenen Terrasse, im Garten oder auf der Straße vor Ihrem Geschäft: der Sommer bietet eine tolle Gelegenheit für eine Veranstaltung im Freien. Hier können Sie neue Produkte vorstellen, für Ihre Marke werben oder Mitarbeitern und Kunden für die Treue danken. Doch gerade bei Outdoor-Veranstaltung sollten Sie einiges bedenken. Was auf Ihrer To-Do Liste stehen sollte und was Sie bei Regen tun können erfahren Sie in diesem Artikel. Ob Firmenevent, Marketingaktion oder Sommerfest: Hier kommen 5 Tipps für Ihr Event im Freien.
1: Fächer bedrucken oder Regencapes bereitstellen – Bereiten Sie kleine Goodies vor
Die erste Vorbereitung für eine Veranstaltung im Freien lautet: Bedenken Sie JEDES Wetter. Denn selbst, wenn die Wetter-App Ihnen Sonne garantiert, ganz sicher sein können Sie erst kurze Zeit vorm Event. Es ist daher sinnvoll, sich auf jede Wetterlage vorzubereiten und kleine wetterabhängige Werbegeschenke für Kunden und Gäste bereitzuhalten.
Mit schicken Fächern sorgen Sie auch bei großer Hitze dafür, dass Ihre Gäste einen kühlen Kopf bewahren. Diese Fächer können hinterher als Souvenir mit Logo mit nach Hause genommen werden und dienen so auch gleich als Werbemittel. Ähnliches gilt für Regencapes mit Firmenslogan oder Regenschirme mit Logo.
2: Was tun bei Regen oder Sturm?
Zugegeben: Bei richtigem Regen oder Sturm Halten Sie große Planen bereit oder überlegen Sie sich von Anfang an, Ihr Sommerfest in einem halboffenen Pavillon zu veranstalten. Zumindest für die Technik sollten Sie einen Ort einplanen, der unter Umständen schnell überdacht werden kann (oder den gesamten Zeitraum über überdacht ist). Sollten Sie Eigentümer eines eigenen Büros sein und öfter Firmenevents abhalten, ist es sinnvoll, über eine massive und qualitativ hochwertige Terrassenüberdachung nachdenken. Mit der richtigen Planung und dem passenden Zubehör kann beispielsweise eine Office-Terrasse mit Lamellendach und integrierten Heistrahlern auch das ganze Jahr über zu einem Ort, an dem sich Mitarbeitende und Kund:innen sowie Freunde Ihres Unternehmens begegnen können. Damit haben Sie also quasi einen weiteren Raum gewonnen.
So oder so: Natürlich hoffen wir, dass Sie Ihre Veranstaltungen stets bei Sonne und lauem Sommerwind genießen können. Es ist jedoch in jedem Falle ratsam, sich auch auf Unwetter vorzubereiten – kurz- oder langfristig.
3: Erlaubnis und Co. – Planen Sie frühzeitig
In Deutschland brauchen Sie höchstwahrscheinlich eine Genehmigung für eine Veranstaltung im Freien. Im Sommergarten ist dies einfacher, möchten Sie jedoch die Straße vor Ihrem Geschäft nutzen, sollten Sie den Antrag rechtzeitig bei der für Sie zuständigen Behörde stellen. Das für Sie zuständige Bürgeramt wird Ihnen sagen können, ob Sie eine Genehmigung benötigen und wo Sie diese herbekommen. Der Grundsatz lautet: Ist der Outdoor-Bereich Privatgelände und gehört Ihnen, können Sie dort, unter Einhaltung der Ruhezeiten, ein Event veranstalten. Andernfalls brauchen Sie vermutlich eine Genehmigung.
4: Sorgen Sie für Sitzmöglichkeiten, Wasser und Komfort
Auch im Freien sollten Sie für Ihre Gäste Sitzmöglichkeiten, Erfrischungsmöglichkeiten und ausreichend Wasser bereitstellen. Sitzgelegenheiten lassen sich einfach mieten, sollten jedoch bereits einige Wochen vor der Veranstaltung angefragt werden.
5: Veranstaltung im Freien? Bedenken Sie Technik
Sie möchten draußen Musik abspielen oder eine Präsentation halten? Das ist natürlich möglich, jedoch oftmals nicht ganz so einfach, wie in einem geschlossenen Raum. Ob DJ-Pult, Projektor oder große Lautsprecher: Bestimmen Sie frühzeitig jemanden, der sich um die Technik kümmert und diese auch bei einem plötzlichen Wolkenbruch schnellstmöglich absichert.
6: Catering und Verpflegung – Vielfalt und Sonderwünsche berücksichtigen
Das Essen und Trinken auf Ihrer Veranstaltung sind wichtige Elemente, die den Gesamteindruck beeinflussen. Stellen Sie sicher, dass das Catering-Angebot abwechslungsreich ist und unterschiedliche kulinarische Vorlieben berücksichtigt. Denken Sie an vegetarische, vegane und glutenfreie Optionen, um sicherzustellen, dass alle Gäste zufrieden sind. Trinkwasser sollte jederzeit verfügbar sein, besonders an heißen Tagen. Wenn Alkohol serviert wird, stellen Sie sicher, dass es auch alkoholfreie Alternativen gibt. Die Präsentation des Essens kann ebenfalls eine Rolle spielen – ansprechende Buffets oder Foodtrucks können ein Highlight sein. Vergessen Sie nicht, auf die Bedienung von Speisen und Getränken in hygienischer Weise zu achten, um die Gesundheit Ihrer Gäste zu schützen.
7: Nachhaltigkeit im Blick behalten – Mülltrennung und umweltfreundliche Gestaltung
Eine Veranstaltung im Freien kann auch eine Gelegenheit sein, Ihr Engagement für Umweltschutz zu zeigen. Stellen Sie Recycling- und Mülltrennungsbereiche bereit, um sicherzustellen, dass Abfälle richtig entsorgt werden. Wenn Sie Einweggeschirr und -besteck verwenden müssen, wählen Sie biologisch abbaubare oder recycelbare Optionen. Das macht meist auch einen guten Eindruck bei den Gästen. Denn: Diese umweltfreundlichen Maßnahmen werden nicht nur Ihre Veranstaltung umweltfreundlicher machen, sondern auch das positive Image Ihres Unternehmens stärken.
