Das Schöne mit dem Nützlichen verbinden: Das können Sie als Geschäftsreisende:r tun, wenn Sie planen und clever vorgehen. Vor allem dann, wenn Sie selbstständig sind, können Sie Ihren Winterurlaub leicht mit dem Office verbinden. Doch auch als Angestellte oder Angestellter können Sie einen Skiurlaub an einen Geschäftstermin dranhängen. Wir geben hilfreiche Tipps, was Sie bei der Planung und Umsetzung beachten sollten.
#1: Die Anreise gut planen
Ob Arbeitnehmer: innen oder Selbstständige: Pünktlichkeit ist auf Geschäftsreisen ein Muss. Im Gegensatz zu privaten Urlauben lässt sich ein Geschäftstermin schwerer verschieben. Deshalb ist es wichtig, die An- und Abreise sorgfältig und wohlüberlegt im Voraus zu planen. Überlegen Sie sich frühzeitig, ob Sie den privaten Aufenthalt im Skigebiet vor oder nach dem geschäftlichen Teil genießen wollen. Falls Sie selbstständig im Mobile Office sind, können Sie wiederum auch durchgehend auf Reisen arbeiten.
Insbesondere dann, wenn Sie Ihre Reise nach Österreich oder Italien in die Berge führt, sollten Sie gut vorbereitet sein. Informieren Sie sich kurzfristig vor der Abreise auf den Seiten des Auswärtigen Amts. Dort finden Sie neben wichtigen Informationen zu Einreisebestimmungen auch Hinweise über die klimatischen Gegebenheiten. In den Bergen liegt in der kalten Jahreszeit Schnee, sodass Sie zwingend eine entsprechende Ausrüstung am Auto benötigen: Winterreifen, Schneeketten und Frostschutz. Falls Sie kein winterfestes Auto besitzen, dann bevorzugen Sie für die An- und Abreise unbedingt die öffentlichen Verkehrsmittel. In beliebten Skigebieten gibt es viele Urlaubsziele, die sich hervorragend mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichen lassen. Dies gilt beispielsweise für die Region Südtirol, die hervorragende Bus- und Zugverbindungen aufweist. Buchen Sie beispielsweise ein Hotel im Zentrum von Seis am Schlern, erreichen Sie dieses nach nur wenigen Minuten Fußweg.
#2: Die richtige Ausrüstung einpacken
Bei einer “klassischen” Geschäftsreise benötigen Sie (meistens) nicht viel. Oftmals reicht es schon aus, mit einigen Unterlagen und dem Laptop loszufahren. Wollen Sie davor oder danach noch in den Skiurlaub, benötigen Sie hingegen einen vollgepackten Koffer. Neben den üblichen Gegenständen sollte auf Ihrer Packliste auch Skikleidung stehen. Denken Sie unbedingt an warme Unterwäsche, Skihose und -jacke, Brille und Helm. Falls Sie zu den Anfängern gehören, können Sie sich die entsprechende Ausrüstung auch vor Ort leihen. Dies bietet sich ebenfalls an, wenn Sie nach der Geschäftsreise einen Kurztrip machen und nicht viel Gepäck mitnehmen wollen.
#3: Gut auf das Skifahren vorbereiten
Zieht es Sie nach dem Geschäftstermin gleich auf die Piste? Das ist keine gute Idee. Vor allem dann nicht, wenn Sie Anfänger sind und Verletzungen vermeiden wollen. Besser ist es, sich körperlich frühzeitig auf das Skifahren vorzubereiten. Trainieren Sie also Ihre Kondition, indem Sie vorab Übungen in Ihren Alltag integrieren. Viele davon lassen sich bereits während der Dienstreise umsetzen. So schulen Sie zum Beispiel Ihr Gleichgewicht, indem Sie auf einem Bein stehend Zähne putzen. Auch Dehnübungen sind gut, um die Muskeln zu trainieren. Versuchen Sie auf Geschäftsreise, Ihre Füße stehend abzutrocknen und nehmen Sie die Treppe anstelle des Fahrstuhls.
#4: Planen Sie Ruhetage ein
Vormittags ein Geschäftstreffen, nachmittags ein Skikurs, abends Training? Es ist nicht sinnvoll, wenn Sie sich im Skiurlaub zu viel auf einmal zumuten. Lassen Sie es besser langsam angehen und planen Sie ausreichend Pausen ein. Noch besser ist es, für eine entspannte Geschäftsreise Ruhetage einzuplanen. An diesen Tagen sollte weder ein beruflicher Termin, noch eine herausfordernde Skifahrt auf dem Programm stehen. Richten Sie Ihr Augenmerk stattdessen auf Entspannung: Je nachdem, in welchem Hotel Sie unterkommen, können Sie zum Beispiel unterschiedliche Wellnessangebote wahrnehmen. Stärkend und entspannend zugleich sind Kräuterbäder, Heilanwendungen, Salzgrotten oder Saunagänge. Aber Achtung: Auch hierbei gelten bestimmte Benimmregeln im Hotel: So ist es zwar erlaubt, im Bademantel durch die Flure zu gehen. Andere Gäste und Hotelmitarbeiter könnten es jedoch als störend oder unschicklich empfinden.
#5: Kennen Sie die Regeln vor Ort
Skifahren unterliegt einigen Regeln. Während die vom internationalen Skiverband aufgestellten Regeln immer beachtet werden sollten, gibt es teilweise auch Abweichungen. Jede Piste kann eigene Regeln aufstellen oder bestehende Regelungen erweitern. Im Zweifelsfall hilft es, sich vor Ort die Hinweisschilder anzuschauen. Mancherorts gilt auf den Pisten ein strenges Alkoholverbot, das hin und wieder polizeilich kontrolliert wird. Ansonsten gilt: Nehmen Sie im Skiurlaub immer Rücksicht auf andere Fahrer: innen und kontrollieren Sie Ihre Fahrweise. Halten Sie immer ausreichend Abstand ein, um sich und andere nicht zu gefährden. Auch nach einer Geschäftsreise sollten Sie möglichst nie alleine fahren und nur innerhalb der Pisten unterwegs sein. Kommt es doch einmal zu einer Notsituation, muss jeder Skifahrer erste Hilfe leisten können.
#6: Reisekosten (anteilig) steuerlich absetzen
Steht bei Ihnen im Winter eine geschäftliche Reise innerhalb Deutschlands oder ins Ausland an? Sollten Sie in der Nähe von beliebten Skigebieten sein, können Sie einen Skiurlaub ohne weiteres planen. Als Selbstständiger haben Sie sogar die Möglichkeit, während Ihres Urlaubs Geschäftstermine wahrzunehmen. Treffen Sie beispielsweise währenddessen neue berufliche Kontakte, können Sie die Aufwendungen teilweise von der Steuer absetzen. In den meisten Fällen handelt es sich hierbei um gemischte Reisekosten. Je nachdem, ob der geschäftliche oder private Teil überwiegt, lassen sich die Kosten in unterschiedlichen Höhen absetzen. Sollten Sie bis zu 75 Prozent geschäftlich reisen, können Sie dementsprechend bis zu drei Viertel Ihrer Kosten einreichen. Aber: Damit Sie überhaupt einen Anspruch haben, müssen Sie mindestens zehn Prozent Ihrer Reise zu beruflichen Zwecken verbringen. Folgende Posten können Sie anteilig geltend machen:
- Ihre Anfahrtskosten lassen sich steuerlich geltend machen. Dies gilt sowohl dann, wenn Sie mit dem Auto, mit dem Flugzeug oder mit dem Zug reisen. In welcher Höhe die Kosten absetzbar sind, richtet sich nach Art, Dauer und dem geschäftlichen Anteil der Reise.
- Auch den sogenannten “Verpflegungskostenmehraufwand” können Sie als Reisekosten geltend machen. Diese variieren abhängig vom Ziel und der Reisedauer. Für jeden Kalendertag, an dem Arbeitnehmende mindestens 24 Stunden von Zuhause weg sind, werden 28 Euro veranschlagt. Für berufliche Tätigkeiten im Ausland sind unterschiedliche Pauschbeträge vorgesehen. Auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums finden Sie eine tabellarische Übersicht mit aktuellen Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland.
- Auch die Übernachtungskosten können Sie in manchen Fällen steuerlich absetzen. Hierbei sollten Sie beachten, dass das Finanzamt Einzelnachweise erwartet. Mehrkosten, die etwa für Begleitpersonen entstehen, sind nicht abziehbar. Und: Selbstverständlich können Sie nur die Übernachtungen einreichen, die geschäftlichen Zwecken dienen.
- Bestimmte Reiseutensilien lassen sich ebenfalls anteilig einreichen. Sofern Sie geschäftlich viel unterwegs sind, benötigen Sie schließlich mehr Koffer, Laptoptaschen und Ähnliches. Diese Dinge zählen zu den Betriebsausgaben für Selbstständige, lassen sich aber auch auf Privatreisen nutzen.
