Workation: Die wichtigsten Tipps und Tools

Eine Workation machen? Klingt wunderbar. Es handelt sich dabei um einen beliebten Trend, der es ermöglicht, Arbeit und Freizeit zu verbinden. Wir kennen die besten Tools und smarte Tipps, wie Sie eine Workation erfolgreich planen und durchführen. Alle Infos.

Reisen und arbeiten gleichzeitig – geht das? 

Am Strand arbeiten –  für viele Menschen ein Traum, in einigen Unternehmen ist das bereits Realität. “Workation” wird dieses Konzept genannt. Das Wort besteht aus den beiden englischen Wörtern “work” (arbeiten) und “vacation” (Urlaub). 

Während einer Workation wird an einem Teil des Tages normal gearbeitet und die Freizeit genutzt, um die Umgebung zu erkunden, Ausflüge zu machen oder am Strand zu entspannen.

Voraussetzungen für eine Workation

Doch nicht für alle ist dies möglich. Wichtig ist, dass der Job remote erledigt werden kann, wie beispielsweise  im Marketing, Grafikdesign, Lektorat, oder der IT-Branche. Zudem muss die passende Ausstattung, also z.B. ein Laptop, vorhanden sein, denn ein PC lässt sich nur schwer transportieren. Außerdem sollte in der Unterkunft eine stabile und zuverlässige Internetverbindung vorhanden sein.

Neben der Hardware gibt es auch persönliche Voraussetzungen. Es ist beispielsweise wichtig Disziplin zu besitzen, um sich nicht so einfach ablenken von der schönen Urlaubskulisse ablenken zu lassen. Die vier wichtigsten Tipps für eine Workation gibt’s hier auf einen Blick.

Workation: 4 wichtige Tipps

1. Vorbereitung und Planung

Die Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg. Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung und kommunizieren Sie Ihre Absicht, eine Workation zu machen, Ihrem Arbeitgeber. Erklären Sie, wie die Workation Ihre Produktivität und Ihr Wohlbefinden steigern kann. Legen Sie klare Ziele und Erwartungen fest, um sicherzustellen, dass Ihre Arbeit während der Reise nicht vernachlässigt wird.

2. Technologie und Infrastruktur

Das ist das A und O während der Workation. Die Technollogie und die Infrastruktur, damit Sie remote arbeiten können. Bedeutet im Klartext: zuverlässiges Internet, Laptop, Mobiltelefon und Software (siehe unten). Investieren Sie, wenn nötig, in VPN-Dienste oder andere Sicherheitsmaßnahmen, um die Vertraulichkeit Ihrer Arbeit zu gewährleisten.

3. Zeitmanagement und Flexibilität:

Erfolgreiche Workationen erfordern ein ausgeklügeltes Zeitmanagement. Erstellen Sie einen klaren Arbeitszeitplan und halten Sie sich daran. Versuchen Sie, Aufgaben zu erledigen, wenn Sie am produktivsten sind, und nutzen Sie die Workation, um Ihre Kreativität und Motivation zu steigern.

4. Kommunikation und Updates

Eine Workation basiert auf einem Vertrauensverhältnis zwischen dem Team und Ihnen. Halten Sie daher regelmäßigen Kontakt zu Ihrem Team und Ihrem Vorgesetzten. Stellen Sie sicher, dass Sie erreichbar sind und kommunizieren Sie Ihren Arbeitsfortschritt. Wenn Sie aufgrund der Zeitzone oder anderer Umstände nicht immer in Echtzeit erreichbar sein können, vereinbaren Sie klare Zeiten für Check-ins und Updates.

Workation: 3 unverzichtbare Tools für den Start

Neben den persönlichen und technischen Voraussetzungen, ist auch der Einsatz von digitalen Tools unverzichtbar, um perfekt ausgestattet arbeiten zu können.

Projektmanagement-Software

Ein cloud-basiertes Projektmanagement-Tool ermöglicht es von überall aus zu arbeiten und ist für alle Betriebssysteme geeignet. Die verschiedenen Funktionen unterstützen die Zusammenarbeit im Team, egal von wo, denn Aufgaben und Projekte können digital gemanagt und Informationen zentral und übersichtlich gesammelt werden. So haben alle Projektbeteiligten jederzeit einen umfassenden Überblick.

Ein Tool, das diese Funktionen erfüllt, ist factro. Neben den vielen praktischen Möglichkeiten überzeugt das Tool mit einem deutschen Serverstandort, denn dadurch unterliegen alle Daten den EU-DSGVO und dem BDSG. 

Für die mühelose Arbeit an Aufgaben können hier im Beschreibungsfeld der Aufgabenkarte das Aufgabenziel deutlich gemacht und zusätzliche Informationen bereitgestellt werden. Auch die Details wie Zeiträume, Prioritäten, verantwortliche und ausführende Personen sowie eine Projekt- und Paketzuordnung festlegen. 

Damit alle immer auf dem neuesten Stand bleiben, können alle Änderungen und Updates im Newsfeed eingesehen werden. Auch @ mentions, die in Aufgaben gesetzt werden können, werden hier angezeigt. 

Mit der Kommentarfunktion klappt auch die aufgabenbezogene Kommunikation mit anderen Teammitgliedern. Dateien und Dokumente können ebenfalls im Kommentarfeld angehängt werden. 

Eine weitere Funktion, die besonders gut für die Zusammenarbeit geeignet ist, ist der Fokus-Bereich. Hier können ToDo-Listen angelegt werden, die im Team geteilt werden können. Hier können beispielsweise Ideen festgehalten werden. Auch Meetings können geplant werden. Dafür können Aufgaben per Drag & Drop in die Meeting-Agenda gezogen oder einfache Notizpunkte erstellt werden. Ein Pluspunkt: factro erstellt ein automatisiertes Meeting-Protokoll, in dem alle Änderungen in Aufgaben und Projekten festgehalten werden. So kann auch im Nachhinein alles nachvollzogen werden. 

Ein Problem, das auch im Homeoffice besteht, ist, dass viele Menschen mehr Stunden arbeiten und weniger Pausen einlegen. Oft verspüren diese Menschen den Druck, zu beweisen, dass sie wirklich arbeiten, auch wenn sie nicht vor Ort sind. Damit das bei der Workation kein Problem ist, können mit der Zeiterfassung in factro die geleisteten Stunden nachgehalten werden. 

Videokonferenzen

Um in Kontakt mit dem Team oder den Angestellten zu bleiben, ist ein Tool für Videokonferenzen unverzichtbar. Doch nicht nur während einer Workation ist so ein Tool nützlich, auch für die Arbeit von Zuhause aus ist es ein Muss. 

Es gibt viele kostenlose und kostenpflichtige Tools, die dafür genutzt werden können. Hier ist der individuelle Bedarf entscheidend. Wie viele Personen nehmen im Durchschnitt an einem Meeting teil? Wie lange dauert ein Meeting?

Bei einigen Tools gibt es zeitliche Begrenzungen. Ein kostenloses Zoom-Meeting kann beispielsweise mit bis zu 100 Personen, aber nur für 40 Minuten geführt werden. Microsoft Teams erlaubt ebenfalls bis zu 100 Personen in einer kostenlosen Konferenz, diese darf sogar 60 Minuten dauern. Auch bei Google Meet dürfen es 100 Personen während eines einstündigen Meetings sein. Die Funktionen wie Screensharing, Teilen von Dokumenten oder Chat sind meist ähnlich. Falls bestimmte Anforderungen bestehen, sollte nochmal genauer verglichen werden, welches Angebot am besten passt. 

Dokumentenablage

Doch damit die (Zusammen-) Arbeit auch in der Ferne klappt, müssen wichtige Dokumente jederzeit abrufbar sein. Mit einem digitalen Ablagesystem müssen keine Dokumente mehr per Mail herumgeschickt werden. Jede Person kann einfach auf das System zugreifen. Das hilft dabei organisiert zu bleiben und Dateien gehen nicht so schnell verloren. 

Online gibt es jede Menge Angebote für Tools, die genau diesen Bedarf decken. Dabei sollte aber unbedingt das Thema Datenschutz beachtet werden. Gerade wenn es um Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Verträge oder Geschäftspläne geht, sollte genau geprüft werden, wie Daten gespeichert und verarbeitet werden.

Eines der bekanntesten Systeme ist Google Drive. Hier können nicht nur Dateien hochgeladen, sondern auch erstellt werden. Die Dokumente können auch für andere User freigegeben werden. Das Tool kann zudem auch als App verwendet werden, was das Arbeiten von unterwegs noch einfacher macht.

Ein weiteres nützliches Tool ist Box. Auch hier können Dokumente und Dateien abgelegt werden. Zudem bietet das Tool jede Menge Schnittstellen für die Integration weiterer Tools. Die Funktionen sind jedoch nach Tarif gestaffelt, hier muss also genau abgewogen werden, was benötigt wird.

Fazit: Schritt für Schritt in die Workation

Für eine erfolgreiche Workation ist die Vorbereitung enorm wichtig. Die technischen Voraussetzungen, sowie die entsprechenden Tools müssen vorhanden sein, damit alles reibungslos funktionieren kann. Auch ein regelmäßiger Austausch sollte stattfinden, um Verbesserungsvorschläge zu besprechen, aber auch das festzuhalten, was gut läuft. Grundlegend ist der Kontakt zu Führungskräften und Teammitgliedern und die entsprechenden Tools, die dabei unterstützen.