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Wer besonders viel auf Geschäftsreisen unterwegs ist, kennt die Schattenseite von häufigen Dienstreisen nur zu gut: Reisekostenabrechnungen. Eine zeitaufwendige und mühselige Arbeit die ein gutes Auge für Details fordert. Denn sämtliche Quittungen müssen einzeln gesammelt, und abschließend bei der Buchhaltung eingereicht werden.
Am Ende des Monats sammelt sich so Einiges an Restaurantbelegen, Quittungen für Taxis, und Rechnungen von Hotelübernachtungen an. Zum Leidwesen vieler Mitarbeiter, wird hierbei oft mit umständlichen Excel-Tabellen gearbeitet, was eine Menge Zeit und Nerven kostet.
Aber es geht auch einfacher, und vor allem smarter: Mit Apps für Reisekosten, gehört endloser Papierkram am Ende des Monats der Vergangenheit an. Durch die Nutzung von innovativer Technologie, die sich individuell an die Bedürfnisse von Dienstreisenden anpasst, wird das Management von Spesen und Reisekostenabrechnungen um ein Vielfaches effizienter.
Was genau ist eine Reisekosten App?
Eine Reisekosten App ist eine mobile Anwendung, die Reisenden dabei hilft, die Kosten ihrer Reisen zu verfolgen und zu verwalten. Eine solche App ist nützlich, um stets einen Überblick über Ausgaben für Flüge, Hotelübernachtungen, Verpflegung und andere reisebezogene Kosten zu haben. Sie hilft außerdem bei der Einreichung und Erstattung von Dienstreisekosten.
Viele Reisekosten Apps bieten darüber hinaus zusätzliche Funktionen wie GPS-Tracking, Integration mit Buchhaltungssoftware und automatische Umrechnung von Währungen. Neben der Nutzung als eigenständige Lösung, können Reisekosten Apps auch in Kombination mit einer Cloud-basierten Software verwendet werden, wodurch Unternehmen einen zentralisierten Zugriff auf alle Reisedaten erhalten. So können Analyse und Verwaltung vereinfacht sowie Kosten effektiv gesteuert werden.
Welche Funktionen bietet eine Reisekosten App?
Mit Funktionen wie automatischer Reisekostenerfassung, Reisekostenberichten und Analysen sowie Integrationen mit Buchhaltungssoftware zählen Reisekosten Apps zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Vielreisende und Unternehmen.
Weitere unverzichtbare Features sind beispielsweise die Verwaltung von Kilometergeld, Tages- oder Pauschalsätzen und Reisekostenzuschüsse.
Einige Apps bieten außerdem integrierte Firmenkarten an, die mit einem vordefinierten Budget für Reisekosten genutzt werden können, wodurch das das Auslegen von Beträgen und die langwierige Rückerstattung überflüssig wird. Mit Hilfe von Firmenkarten wird außerdem garantiert, dass Ausgaben- und Reiserichtlinien bereits bei der Kartenkonfiguration berücksichtigt werden. Finanzleiter können Budgets somit festlegen, validieren und bei Bedarf auch sperren – das alles mit nur wenigen Klicks.
Vorteile einer Reisekosten App
Die Vorteile einer App sind zahlreich:
- Weniger Fehleranfälligkeit: Dank schnellerer Kommunikation und weniger manueller Dateneingaben sinkt die Fehleranfälligkeit drastisch
- Zeitersparnis: Mit Hilfe von Echtzeit-Verfolgung werden Spesenrechnungen mit nur einem Klick eingereicht und validiert – das spart nicht nur Zeit, sondern auch wertvolle Energie.
- Optimierter Überblick: Durch eine zentrale Plattform lassen sich sämtliche Belege für Geschäftsreisen verwalten – dank Zugang über die Cloud, ist eine Spesen-App von überall abrufbar, sogar weltweit
- Weniger Wartezeit: Die Validierung, Einreichung und Erstattung von Beträgen erfolgt in Rekordzeit – somit gibt es keine klangen Formulare mehr und Arbeitsprozesse werden flüssiger
- Bessere Mitarbeiterzufriedenheit: Durch eine schnellere Abwicklung von komplexen Arbeitsprozessen sinkt der Arbeitsaufwand erheblich, wodurch Mitarbeitern mehr Zeit für die wichtigen Dinge bleibt. Auch eine bessere Compliance ist garantiert, da es weniger Missverständnisse bezüglich der Firmenrichtlinien gibt.
- Größerer Mehrwert: Eine Reisekosten App erstellt eine klare Übersicht aller Geschäftsausgaben. So können Finanzleiter nachvollziehen, wo es Schwierigkeiten oder Abweichungen vom Budget gibt, und besser für die Zukunft planen.
Mit Expensya zum Smart Spend wechseln
Bei Expensya stand bereits bei der Entwicklung die Benutzerfreundlichkeit der App im Fokus. Die End-to-End-Lösung berücksichtigt die Bedürfnisse von Reisenden und kann dabei individuell an die Anforderungen von Unternehmen angepasst werden. Auf der intuitiven Plattform verwalten Reisende, Vorgesetzte und die Buchhaltung alle Geschäftsausgaben und Reisekosten – ganz einfach und in Echtzeit.
Hierbei ist die Datensicherheit stets garantiert: Als europäischer Anbieter ist sich Expensya der Risiken in Bezug auf Datensicherheit bewusst und passt Prozesse und Dienstleistungen kontinuierlich an in Europa geltende Sicherheitsstandards an. Sämtliche Daten sind auf sicheren Servern gespeichert und werden verschlüsselt übermittelt. Die gesetzeskonforme, papierlose Archivierung ermöglicht es außerdem, digitalisierte Dokumente von jedem Ort aus zu speichern.
Mit innovativer OCR-Technologie punkten
Was Expensya so besonders macht? Die innovative OCR-Technologie. Denn sie wurde vom unabhängigen Beratungsunternehmen expenseBrain zur besten OCR auf dem Markt gekürt – und das bereits zweimal in Folge! Die neue OCR+ Technologie von Expensya erkennt 95 Sprachen darunter Japanisch, Chinesisch, Koreanisch und sogar Arabisch. Mithilfe fortschrittlicher Algorithmen für künstliche Intelligenz und maschinellem Lernen verarbeitet die Software automatisch Quittungen, Rechnungen und andere Ausgabenbelege, um diesen Prozess nachhaltig zu optimieren.
Für mehr Informationen besuchen Sie www.expensya.de
