was ist ein PMO project management Offic

Was ist ein PMO? Alles, was Sie über Project Management Office wissen müssen

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Eigentlich möchte man ja Unternehmen und ihre Abteilungen so schlank wie möglich halten – damit man Zuständigkeiten und Arbeitsbereiche klar verteilen könnte. Warum Sie in Sachen Projektmanagement – insbesondere in großen Unternehmen – dennoch über eine weitere Abteilung nachdenken sollten? Das verraten wir ihnen. Das so genannte Project Management Office (PMO) ist nämlich alles andere, als Ressourcenverschwendung oder unnötiger Aufwand. Es ist eine ziemlich smarte Idee.

Wenn unternehmen wachsen, wachsen auch Volumen und Ausmaß an Projekten. Oftmals sind dann nämlich nicht nur einzelne Departments, sondern ganz viele verschiedene Abteilungen involviert. Und die wollen alle, trotz großen Projekten, ihrem Daily Business nachgehen. Deswegen braucht es ein Team oder eine einzelne Person, die die Prozesse, Veränderungen, Konflikte und Risiken im Überblick behält. Und die Entscheidungen smart vorbereitet. Genau das ist die Aufgabe von einem Project Management Office, kurz PMO. Das Team sorgt dafür, dass das Unternehmen und das Management stets in der Lage ist, Entscheidungen zu treffen. Das PMO hat alle wichtigen Infos und Daten immer zur Hand. So kann schnell und agil gehandelt werden – ohne das tägliche Geschäft zu stören.

Was ist ein Project Management Office (PMO)? Die Infographik soll helfen

Infographik von Wrike – cloud projektmanagement

Projektmanagement-Grundlagen Was ist ein PMO?

Was sind die Aufgaben von PMO?

Auch das ist nicht immer leicht zu sagen. Ganz generell kann man sagen: „Den Überblick zu behalten“ und darauf achten, dass die übergeordnete Unternehmensstrategie auch in hektischen Projektphasen nicht aus dem Fokus verloren geht. Projekt und Unternehmensziele müssen stets Hand in Hand gehen.

Klassische Aufgaben beim Project Management Office sind folgende:

  • Projektplan erstellen und smart in Phasen unterteilen
  • Überblick über den Projektplan, den Fortschritt und die Budget-Einhaltung (ggf. Eingreifen, oder Projektplan anpassen)
  • Projekte Priorisieren, anhand der übergeordneten Unternehmensstrategie
  • Erstellen und Vorbereitung von strukturierten Prozessen – beispielsweise bei Entscheidungsfindung
  • Entscheidungsgrundlagen erstellen, Daten und Fakten aufbereiten, so dass die Entscheidungsfindung erleichtert wird
  • Ressourcenplanung, Optimierung des Ressourceneinsatzes
  • Einholen von Feedback, Ideen und Anmerkungen – für weitere Handlungsoptionen
  • Auswahl der Software-Tools aber auch der Methodik, beispielsweise Design Thinking
  • Stetige Transparenz schaffen, beispielsweise mit weekly Newslettern oder Meetings, um immer alle Projektdaten zu spiegeln
  • Alignment und ständige Kommunikation mit Stakeholdern
  • Wissensdatenbank und Best Practices kreiren
  • Management der Mitarbeiter:innen und derer Daten
  • Training und Coaching von Projektleitern und -teilhaber:innen
  • und vieles mehr…

Ein kurzes Fazit zum Thema PMO

Ein Unternehmen muss für sich entscheiden, ob ein Project Management Office oder ein einzelner Project Management Officer wirklich notwendig ist. Kleinere Startups benötigen das beispielsweise noch nicht. Größere Unternehmen und Konzerne hingegen sind gut beraten mit einem PMO. Denn so können Projekte realisiert werden, die wirklich an den strategischen Zielen eines Unternehmens ausgerichtet sind. Das ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn eine Fusion ansteht oder gerade unterschrieben wurde. Denn gerade die Integration kann den Geschäftsalltag aufhalten – und somit bares Geld kosten.

Langfristig spart man durch ein diese Weise auch „Schnittmenge“ und Reibungsverlust bei Projekten, weil PMO dafür zuständig ist, die Prozess zu verschlanken und stets das Budget im Auge zu halten. Plus: Das Risiko sinkt, dass Projekte scheitern. 


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