Büro mieten: 5 Smarte Tipps für Gründer

Ihr Unternehmen hat die ersten Hürden genommen. Alle Zeichen stehen auf Wachstum. Doch wo gewachsen wird, wird auch Platz benötigt. Im Klartext: Ein Büro muss her. Nun stellt sich für Gründer die Frage: Worauf gilt es zu achten, wenn man sich ein Büro mieten will?

Die Frage nach dem richtigen Büro ist in Zeiten von Remote Work oder Homeoffice sehr viel schwieriger zu beantworten, als es noch vor der Pandemie der Fall gewesen ist. Waren vor dem Lockdown Büros in attraktiver Lage teilweise echte Mangelware, sieht die Lage nun anders aus. Das liegt auch daran, dass Büros in der Vergangenheit beinahe ausschließlich dafür genutzt wurden, Platz für Arbeitsplätze zu bieten – mittlerweile vollziehen Büroräume eine Entwicklung hin zu Begegnungsstätten. Daher müssen sich Gründer zu allererst eine Frage beantworten, bevor sie sich ein Büro mieten: Soll mein Büro ein Ort der Zusammenkunft sein, der Mitarbeiter:innen und Kund:innen zum Verweilen einlädt? Oder benötigen die Mitarbeiter:innen und man selbst lediglich einen Platz zum arbeiten? Oder soll das Büro vielleicht sogar beide Zwecke erfüllen?

1. Großes oder kleines Büro mieten?

Damit ihr Unternehmen mit Ihnen und den Unternehmenszielen wachsen kann, wird Platz benötigt. Wie viel das ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Wollen Sie mit dem Büro einen Arbeitsplatz für sich und Ihre Mitarbeiter schaffen, muss das Büro ausreichend Platz für Ihre Mitarbeiter:innen bieten. Das gilt auch und vor allem in der postpandemischen Zeit. Gestalten Sie Ihre Büroräume daher großzügig, sollte Ihnen das möglich sein. Enge und stickige Büroräume sind nicht einladend und – schlimmer noch für Sie als Arbeitgeber – führen öfter dazu, dass sich schnellansteckende Krankheiten verbreiten. Ein Büro, das Ihre Mitarbeiter:innen in der Wachstumsphase krank macht, gilt es tunlichst zu vermeiden.

Doch auch ein zu großes Büro kann negative Effekte haben, wirkt es doch schnell recht leer. Ein Bild, das Sie möglichen Kunden nicht zeigen sollten. Rechnen Sie jedoch mit raschem Mitarbeiterzuwachs, sieht die Sache schon wieder ganz anders aus. Zumeist gehen mit größeren Räumen allerdings auch höhere Kosten einher.

Somit müssen Sie sich die Frage stellen: Lohnt es sich für Sie jetzt schon ein Büro zu mieten, das perspektivisch genug Platz bietet? Oder ist ein erneuter Umzug kosteneffizienter? Denken Sie daran: Je größer das Büro, desto größer auch die Nebenkosten. Auch hier gilt es, so einiges zu beachten, z.B. entsprechende Fristen

2. Die Lage des Büros

Die Antwort auf die Frage nach der möglichen Lage Ihres Büros unterliegt wieder mehreren Faktoren – davon ist Ihre persönliche Vorliebe mitunter ein eher nebensächlicher.

Erwarten Sie beispielsweise des öfteren Besuch Ihrer Kunden, ist eine gute Anbindung das A und O. Achten Sie darauf, dass der Weg vom zum Bahnhof oder Flughafen nicht zu weit ist oder aber die Autobahn gut erreichbar ist. Selbstverständlich treibt eine soclh gute Lage die Kosten in di Höhe. Wägen Sie ab, ob sich das höhere Investment in Form von Kundengewinnung bezahlt macht.

Doch auch Ihre Mitarbeiter sollten Sie nicht aus den Augen verlieren. Sind diese beispielsweise in einem bestimmten Umkreis ansässig, erleichtern Sie Ihnen das Leben, wenn Sie sich für einen Bürostandort in der Nähe entscheiden.

Schauen Sie sich die Umgebung des Büros an. Müssen Sie und Ihre Mitarbeiter über längere Zeit konzentriert am Computer arbeiten, sollten Sie darauf achten, dass kein Kindergarten und keine Schule sowie keine viel befahrene Straße in unmittelbarer Nähe sind.

3. Coworking, Bürogemeinschaft oder doch ein eigenes Büro mieten?

Coworking

Vor allem in den Ballungszentren sind in jüngerer Vergangenheit sogenannte Coworking-Spaces entstanden. Dahinter stecken Firmen, die Arbeitsplätze in verschiedensten Variationen anbieten – vom einzelnen Schreibtisch bis zur gesamten Etage ist hier einiges möglich. Außerdem ist für die gesamte Büroausstattung und -Infrastruktur gesorgt. Ein echtes All-inclusive-Paket. Sie (und Ihre Mitarbeiter:innen) müssen lediglich Ihr Notebook mitbringen. Diese Art des Büros bietet sich vor allem dann an, wenn Sie möglichst schnell und flexibel agieren wollen. Ein weiterer Aspekt, der nicht zu unterschätzen ist: Die Möglichkeit des Netzwerkens.

Gestaltungsmöglichkeiten des Büros sind jedoch in der Regel ausgeschlossen. Ein Punkt, den Sie unbedingt beachten sollten, ist ihr Büro doch auch Symbol für Sie und Ihr Unternehmen. Deswegen ist auch die Bürohygiene ein wichtiger Punkt, damit die Räumlichkeiten einerseits repräsentativ für Ihre Kunden sind. Aber auch, damit sich Mitarbeiter:innen wohlfühlen. Es ist nämlich bewiesen, dass saubere, helle und aufgeräumte Büros für mehr Wohlbefinden innerhalb der Belegschaft sorgen. 

Bürogemeinschaft

Falls Sie sich gestalterische Freiheiten bewahren möchten, jedoch Flexibilität ein Faktor ist, könnte eine Bürogemeinschaft das Richtige für Sie sein. Kennen Sie weitere Gründer, die sich in einer ähnlichen Lage wie Sie befinden? Dann treten Sie in Kontakt und sondieren Sie, ob diese Möglichkeit in Frage kommt. Selbstverständlich profitieren alle dabei von geteilten Kosten. Und auch hier lassen sich im besten Falle Synergieeffekte zwischen Ihren Produkten oder Dienstleistungen und denen Ihrer Büronachbarn nutzen.

Doch denken Sie daran: Eine Bürogemeinschaft bringt nicht nur Vorteile mit sich. Sie hat mit den gleichen Problemen zu kämpfen, denen sich Mitbewohner in einer Wohnungsgemeinschaft stellen müssen: Voll beladene Kühlschränke und Spülmaschinen, dreckige Kaffeemaschinen und Toiletten. Und auch die Privatheit leidet mitunter.

Eigenes Büro mieten

Sie haben eine Bürofläche ins Auge gefasst, die all Ihren Kriterien entspricht und im Budget liegt? Dann können Sie sich glücklich schätzen, denn das ist eine Seltenheit. In den wenigsten Fällen entsprechen Büroräume den exakten Vorstellungen der Mieter – sie werden Kompromisse machen müssen. Oder Sie nehmen sehr viel Geld in die Hand, um das zu ändern. Sie tragen die gesamte Verantwortung und vor allem die Kosten auf eigenen Schultern. Dazu gehören neben den offensichtlichen Kosten wie Miete, Nebenkosten oder auch der Gewerbesteuer mitunter auch neue Mitarbeiter:innen, die sich um das Büro kümmern (Empfang, Office Management, etc.).

Dafür aber können Sie das Büro dann auch ganz nach Ihren Vorstellungen einrichten und gestalten. Zudem macht ein eigenes Büro natürlich ordentlich was her.

4. Büro einrichten

Die Einrichtung Ihres Büros ist ein entscheidender Schritt, der maßgeblich dazu beiträgt, wie produktiv und angenehm Ihr Arbeitsumfeld für Sie und Ihre Mitarbeiter:innen sein wird. Die richtige Büroeinrichtung kann nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Arbeitsatmosphäre positiv beeinflussen.

Achten Sie dabei auf folgende Aspekte:Hier sind einige wichtige Aspekte, die Sie beachten sollten:

1. Ergonomie: Die Gesundheit und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter:innen sind für Sie von großer Bedeutung. Denn glückliche und gesunde Kolleg:innen sind in der Regel produktiver. Investieren Sie in ergonomische Büromöbel.

2. Ästhetik und Corporate Identity: Die Gestaltung Ihres Büros sollte Ihre Unternehmenskultur und Identität widerspiegeln. Wählen Sie Farben, Dekoration und Möbel, die zu Ihrem Unternehmen passen und eine positive Arbeitsatmosphäre schaffen. Kreieren Sie ein Umfeld, in dem Sie und Ihre Kolleg:innen gerne arbeiten. Das muss nicht unbedingt viel kosten. Setzen Sie gezielt auf bestimmte Objekte wie gute Lampen, die eine wohnliche Atmosphäre kreieren.  Auch coole Wanddekos wie Collagen, Uhren, Bilder oder Kunstinstallationen können für eine gutes Raumgefühl sorgen, ebenso wie Pflanzen im Büro.

3. Technologie: Ebenso wie Look and Feel des Büros ist die technische Ausstattung und IT-Infrastruktur. Stellen Sie sicher, dass der Internetzugang stabil ist und die Konferenzräume mit gutem Equipment ausgestattet sind, so dass Videocalls einwandfrei funktionieren.

5. Arbeitsschutz

Ein Aspekt, der bei der Planung des ersten Büros des öfteren außer Acht gelassen wird: der Arbeitsschutz. Dieser unterliegt in Deutschland klaren Regelungen, die es zu beachten gilt.

Dazu zählen:

• Bürofläche pro Mitarbeiter
• Mindestgröße des Büros
• Breite der Wege
• Raumhöhe
• Anforderungen an sanitäre Anlagen

Und noch einiges mehr. Informieren Sie sich daher genauestens, ob Ihre zukünftige Bürofläche den Normen entspricht, um so immer auf der sicheren Seite zu sein.