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Geschäftsreisen sind für einige von uns noch mit viel Planung, verschiedenen Abrechnungssystemen, Zettelwirtschaft und vielem mehr verbunden. Doch gerade hier passiert mittlerweile so einiges: Die Digitalisierung ist endlich auch im Bereich Business-Travel angekommen und erleichtert uns das Reisen jetzt erheblich. Wir haben den Business-Reiseexperten Veit Blumschein, Gründer des Online Buchungsportals für Geschäftsreisen Lanes & Planes nach seinen 5 Tipps für die Planung der nächsten Geschäftsreise gefragt:
Seamless travel fängt schon bei dem Belegmanagement an
Bisher war das Belegmanagement von einer Zettelwirtschaft überschattet. Kein Geschäftsreisender freut sich über den Stapel an Rechnungen und Belegen, die sorgfältig aufgehoben werden müssen, bis man wieder zurück im Office ist und diese abgeben kann.
Moderne Travelmanagement Lösungen bieten hier nun das Belegmanagement via App oder Website an. So können Rechnungen direkt einer Reise hinzugefügt und dementsprechend den Kostenstellen zugewiesen werden.
Nutzen Sie den automatischen Check In
Sobald man weiß, wann der nächste Flug sein wird, stellt man sich schon die Erinnerung für den Check-In. Auch hier bietet die Digitalisierung einen weiteren Vorteil: Den automatischen Check-In nach Ihren Präferenzen. Über unsere Plattform können beispielsweise Präferenzen zu Sitzplatz hinterlegt werden, die dann beim Check-In von dem System beachtet werden. So können Sie ohne jegliches Zutun beruhigt sein, dass Sie auf Ihrem nächsten Flug an Ihrem Lieblingsplatz* sitzen werden. Der Check-In passiert in der Sekunde, in der die jeweilige Airline ihn freischaltet.
Die Geschäftsreise via Bus kann mehr, als man denkt
Vom Check In zur Sicherheitskontrolle: Laptop dabei? Handy dabei? Gürtel, Schuhe, alles muss durch den Scanner. Danach wird wieder alles sorgfältig verstaut, bis man dann dem üblichen Problem bei den Overhead-Bins im Flugzeug gegenübersteht. Man sitzt in Reihe 5, der Koffer passt aber nur noch in die Ablage bei Reihe 14. Bei Start und Landung muss dann auch wieder alles verstaut werden. Gerade bei Strecken, die auch zu kurz zum Fliegen, wiederum aber auch schlecht von der Bahn abgedeckt werden, wie München-Zürich od Basel ist der Bus eine echte und angenehme Alternative für viele Geschäftsreisende.
Mittlerweile gibt es großartige Angebote, mit denen die Geschäftsreise via Bus zum puren Komfort wird: Keine Warteschlange bei der Sicherheitskontrolle, da es einfach keine gibt. Den Laptop und das Handy muss man nicht extra verstauen, sondern man kann seine Geräte immer bei sich haben. Durch die Verfügbarkeit des WLAN an Board kann man auch längere Ausfallzeiten die beim Fliegen entstehen würden vermeiden.
Dabei tut man nicht nur seinem Geldbeutel bzw. den Kosten für die Firma was Gutes, sondern auch noch der Umwelt, wenn man bedenkt, dass eine Busfahrt weniger als 1/6 der Treibhausgase auf der gleichen Strecke ausstoßt wie in Flug.
Was früher also für keinen Geschäftsreisenden eine Option gewesen wäre, ist mittlerweile eines der meistgenutzten und eine der angenehmsten Methoden um gerade bei kurzen Strecken von A nach B zu kommen.
Machen Sie Ihr Smartphone vom reinen Reisebegleiter zum echten Werkzeug
Wir haben es ständig bei uns: Unser Smartphone ist unser Assistent geworden. Vieles aus unserem Alltag läuft bereits über unser Handy ab. Auch über unsere Reisen weiß unser Smartphone oftmals mehr als wir selbst. Doch bisher war es eher der passive Reisebegleiter, der uns mal über Verspätungen informierte und uns unseren Reiseplan aufzeigte.
Mittlerweile kann es als „All-In-One-Wallet“ dienen: Mit unserer Buchungsplattform stellen wir beispielsweise alle Informationen zu einer Reise auch in der mobilen App dar. Hier findet man also Zug- und Bustickets, Boarding Pässe, Reisepläne, Hotelbuchungen und vieles mehr.
Das Zauberwort für den privaten Geldbeutel heißt „Kostenübernahme“
Es ist heute immer noch Gang und Gebe, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeiter Geschäftsreisen privat auslegen lassen und erst im Nachgang im Rahmen einer komplizierten Reisekostenabrechnung rückerstatten. Das ist im Besonderen bei den teuren Kostenblöcken wie Flug, Bahn und v.a. auch Hotel eine echte Belastung für das eigene Konto. Das muss heute aber gar nicht mehr sein, denn moderne Travel Management Lösungen regeln das für ihre Reisende mit der sog. „Kostenübernahme“. Das bedeutet, dass die jeweilige Buchungsplattform im Falle einer Hotelbuchung alle anfallenden Kosten, wie Übernachtung, Frühstück, WLAN, Parkplatz während des Aufenthalts voll und ganz abdeckt und diese erst nach Abschluss der Reise in Rechnung stellt.
Über Veit Blumschein:
Nach seinem BWL & Wirtschaftsinformatik-Studium an der Universität Bamberg promovierte Veit Blumschein an der RWTH Aachen und gründete gemeinsam mit Daniel Nolte 2008 das Mobilitäts- & Reiseportal fromAtoB, das 2017 von Tank & Rast akquiriert wurde. Vor 2 Jahren gründeten die beiden ein neues gemeinsames Unternehmen: Lanes & Planes, eine voll digitale Geschäftsreiselösung für Unternehmen.
*abhängig von Verfügbarkeit bei Check-In Zeit
