Büroorganisation Tipps

Büroorganisation | Fünf hilfreiche Tipps

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Gigantische Papierstapel auf dem Schreibtisch, Chaos in den Aktenschränken und ein Wirrwar aus Post-It-Zettelchen am Computer-Bildschirm. Kommt ihnen das bekannt vor? Keine Frage: Eine gute Büroorganisation ist essentiell für einen professionellen Arbeitsalltag und vermeidet Stress. Denn dass das Durcheinander als angeblich kreative Prozesse beflügelndes kreatives Chaos zu verkaufen, ist meist nur eine Ausrede. Mit diesen fünf hilfreichen Tipps geht die Büroorganisation sicherlich ganz leicht von der Hand.

#1: Die Zettelflut vermeiden

Klebezettel sind genial – einmal kurz etwas notiert, an den PC geklebt und schon ist der Gedanke niedergeschrieben und wird nicht so schnell vergessen. Jedoch: Die kleinen, gelben Haftnotizen sind auch der Tod der Übersichtlichkeit. Aus gutem Grund gibt es den Begriff „sich verzetteln“. Daher sollte man Post-it Notes & Co. nur als gezielte Instrument verwenden. Dann hat das Abarbeiten der Klebezettel etwas Befreiendes. Ganz wichtig: Am Abend sollten bestenfalls alle gelben Zettelchen verschwunden sein.

#2: Ein guter Plan

Ein Zeitplan für den Tag, den man sich beispielsweise am Vorabend aufgeschrieben hat und auf dem klar die To Do’s und Ziele für den jeweiligen Tag definiert sind, erleichtert die Arbeit ungemein. Wichtig: Die jeweiligen „daily goals“ sollten nicht zu unrealistisch gestaltet sein. Sonst setzt Frust beim Nicht-Erreichen ein, was der Killer für jede Produktivität ist. Um sich den jeweiligen Zeitplan für den Tag gut vor Augen zu führen, eignen sich Glas-Magnettafeln, die man beschriften kann. So verliert man die Ziele nicht aus den Augen.

#3: Das Drei-Körbe-System

Die Unterlagen immer im Blick haben? Machbar – mit dem Drei-Körbe-System. Sortieren Sie die Unterlagen nach Eingang, Ausgang und aktuellen Tagesaktivitäten und bearbeiten Sie jedes Fach mindestens einmal am Tag: Beispielsweise direkt am Morgen, nach dem Checken der Emails und vor Feierabend. Tipp: Halten Sie beim Bearbeiten die goldene Regel der Büroorganisation ein. Das bedeutet: Jedes Blatt Papier sollte nur einmal angefasst werden und entweder direkt abgeheftet, versendet oder weggeworfen werden – oder auf den Schreibtisch des dafür zuständigen Kollegen gepackt werden.

#4: Ein geordnetes Archiv

Auch wenn man sich schönere Arbeit vorstellen kann: Wichtig für eine professionelle Büroorganisation ist eine durchdachte Struktur für das Archiv. So sollten Kontoauszüge, Versicherungsunterlagen, Belege und Mahnungen klar in Aktenordner einsortiert sein und stets nur einen Handgriff entfernt sein. Nichts zerrt mehr an den gestressten Nerven, als nach Unterlagen zu kramen, wenn man sie gerade am dringend benötigt. Beobachten Sie sich über einen Zeitraum selbst und stellen Sie die Ordner, zu denen Sie am meisten greifen, am dichtesten an Ihren Schreibtisch auf. Auch ein Farbsystem kann sehr hilfreich sein, damit Sie stets den Überblick behalten.

#5: Ablenkung vermeiden

Der wichtigste Tipp für die Büroorganisation, der auch gleichzeitig die Produktivität im Büro steigert, ist wohl dieser: Lassen Sie sich nicht ablenken! Das bedeutet: Privates Smartphone in der Aktentasche oder in der Schublade verschwinden lassen. Facebook-Seiten und andere ablenkende Webseiten schließen und zwei Stunden konzentriert arbeiten. Dann lässt sich auch der Kaffeeplausch mit Kollegen in der Küche besser genießen – und man geht gestärkt und konzentriert in die nächste Arbeitsphase.

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